Od 1 stycznia 2027 r. korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur staje się absolutnie obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców. Jednak w świetle ostatnich zapowiedzi Ministerstwa Finansów, firmy zyskują bardzo ważne koło ratunkowe. Drastyczne kary za błędy w KSeF (sięgające nawet 100 proc. kwoty podatku VAT) zostaną odroczone aż do 1 stycznia 2028 r. To doskonała wiadomość, ale kryje się za nią poważna pułapka, przez którą brak kar nie oznacza taryfy ulgowej. Z naszego doświadczenia – jako spółki doradztwa podatkowego świadczącego również usługowe prowadzenie księgowości dla różnych podmiotów – od jdg przez spółki z. o.o. aż po fundacje rodzinne – wynika jedno – poprawna implementacja KSeF i korzystanie z systemu może być przeprowadzona sprawnie i „bezbólowo” 😊.

Ważna deklaracja fiskusa. Kary za błędy w KSeF przesunięte na 2028 rok

Zaplanowane w ustawie sankcje miały bezwzględnie uderzać w przedsiębiorców już na starcie systemu. Karane miało być m.in. wystawienie faktury poza KSeF, błędy przy korzystaniu z trybów awaryjnych oraz nieterminowe przesyłanie dokumentów. Skutkiem licznych apeli środowisk biznesowych i doradczych, Ministerstwo Finansów postanowiło złagodzić wejście w życie przepisów sankcyjnych.

Dodatkowy rok bez sankcji administracyjnych to ukłon szczególnie w stronę mniejszych firm. Nie zmienia to jednak faktu, że skarbówka jasno podkreśla: odroczenie kar nie zwalnia z samego obowiązku wystawiania e-Faktur.

Odroczone kary za błędy w KSeF to nie brak konsekwencji. Uważaj na „puste faktury”

Nawet jeśli urząd nie nałoży na Ciebie specjalnej kary z art. 106ni, błędy w systemie mogą być fatalne w skutkach na gruncie ogólnych przepisów. Największym ryzykiem jest tzw. pusta faktura. Przykładowo: jeśli w okresie przejściowym pomylisz się i wyślesz kontrahentowi fakturę w tradycyjnym PDF, a następnie (próbując naprawić błąd) wystawisz tę samą fakturę w KSeF, system potraktuje to jako dwie odrębne transakcje. W efekcie będziesz musiał zapłacić wykazany podwójnie podatek VAT.

Fiskus zapowiada, że od 2027 roku Krajowa Administracja Skarbowa będzie wspierać firmy, ale jednocześnie błyskawicznie reagować na przypadki omijania systemu, sprawdzając, czy nie prowadzi to do ukrywania dochodów i nierzetelnego rozliczania podatków.

Jak wyeliminować kary za błędy w KSeF? Bezpieczne wdrożenie z doradcą

Dodatkowy czas dany przez Ministerstwo Finansów warto wykorzystać na mądrą integrację, a nie na odkładanie problemu na później. E-fakturowanie to nie tylko kwestia oprogramowania księgowego – to całkowita zmiana obiegu dokumentów, nadawania uprawnień pracownikom i weryfikacji kontrahentów.

Spółka Doradztwa Podatkowego Eres pomaga przedsiębiorcom przygotować się do KSeF kompleksowo. Zaczynamy od audytu obecnych procesów fakturowych, dobieramy procedury i przygotowujemy zespół tak, by po 1 stycznia 2027 r. wystawianie e-faktur było równie proste i intuicyjne, jak dotychczas.

Opracował: Mikołaj Sadowski, mikosadowski@eres.pl, tel. kom. +48 571-600-114