Stan epidemii na terenie Rzeczypospolitej Polskiej w związku z zagrożeniem wirusem SARS-CoV-2 wprowadzony na mocy rozporządzenia Ministra Zdrowia z 20 marca 2020 r. został zastąpiony 16 maja 2022 r. stanem zagrożenia epidemicznego. Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 28 października 2022 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu zagrożenia epidemicznego, obecnie trwający stan zagrożenia epidemicznego przedłużony zostaje do dnia 31 grudnia 2022 r. Praktyczne analizy i przewodniki prawne z zakresu kadr i podatków publikuje również nasza Baza Wiedzy Eres. Przypominamy jakie skutki wywołuje rozporządzenie Rady Ministrów dla pracowników i pracodawców:

Przedłużony stan zagrożenia epidemicznego a organizacja pracy i urlopy

Praca zdalna

• PRACA ZDALNA – art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. 2021 poz. 2095 z późn. zm.).
• Stan epidemii; Stan zagrożenia epidemicznego; W okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu;

Wykonywanie pracy zdalnej, określonej w umowie o pracę, pracodawca może polecić pracownikowi poza miejscem stałego jej wykonywania, przez określony czas, o ile pozwala na to rodzaj pracy, a pracownik posiada umiejętności i możliwości techniczne, a także lokalowe do wykonywania tejże pracy. Pracodawca pracownikowi wykonującemu pracę zdalną zapewnia niezbędne narzędzia i materiały do jej wykonywania oraz obsługę logistyczną. Pracownik zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji wykonywanych czynności z uwzględnieniem ich opisu oraz czasu i daty ich wykonania. Praca zdalna ze względu na charakter czasowy z polecenia pracodawcy może być cofnięta przez niego w każdym momencie.

Zaległy urlop wypoczynkowy

• ZALEGŁY URLOP WYPOCZYNKOWY – art. 15gc ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. 2021 poz. nr 2095).
• Stan epidemii; Stan zagrożenia epidemicznego;

Jeżeli pracownik posiada niewykorzystany w poprzednich latach kalendarzowych urlop wypoczynkowy to pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w wymiarze max. do 30 dni oraz zobowiązać go do wykorzystania urlopu w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika, z pominięciem planu urlopów, natomiast pracownik ma obowiązek taki urlop wykorzystać.

Badania lekarskie pracowników oraz szkolenia BHP

Badania lekarskie

• BADANIA LEKARSKIE – art. 12a ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U.2021.2095).
• Stan epidemii; Stan zagrożenia epidemicznego;

Badania lekarskie ulegają przedłużeniu na okres do 180 dni po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii albo po odwołaniu stanu epidemii;

Kierowca zawodowy, któremu upłynął termin ważności badań lekarskich i psychologicznych w okresie ogłoszonego stanu epidemii COVID-19, zachowuje uprawnienia do wykonywania zawodu, a ważność badań przedłuża się do 60 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, w zależności od tego, który z nich zostanie odwołany później.

Orzeczenia lekarskie, których ważność upłynęła po dniu 7 marca 2020 r. wydane w ramach wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich, zachowują swoją ważność, lecz nie dłużej niż do upływu 180 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii, albo od dnia odwołania stanu epidemii. Wykonywanie badań wstępnych i kontrolnych nie podlegają zawieszeniu.

Badania wstępne lub kontrolne w przypadku braku dostępności do lekarza medycyny pracy, może przeprowadzić i wydać odpowiednie orzeczenie lekarskie inny lekarz. Orzeczenie lekarskie wydane przez innego lekarza włącza się do akt osobowych pracownika, ma ono charakter tymczasowy i traci moc po upływie 180 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii, albo od dnia odwołania stanu epidemii.

Osoby zatrudniane na stanowisku administracyjno-biurowym, nie podlegają wstępnym badaniom lekarskim, gdy posiadają aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy a pracodawca stwierdzi, że warunki występujące na stanowisku pracy, na które przyjmowany jest pracownik odpowiadają warunkom występującym u poprzedniego pracodawcy.

Szkolenia BHP

• SZKOLENIA BHP – art. 12e ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U.2021.2095).
• Stan epidemii; Stan zagrożenia epidemicznego;

W okresie stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii przeprowadzanie szkoleń wstępnych w dziedzinie BHP, dopuszczone zostało w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej z wyjątkiem instruktażu stanowiskowego dla wybranych grup pracowników zatrudnionych:

• na stanowisku robotniczym,
• na stanowisku, na którym występuje narażenie na działanie czynników niebezpiecznych,
• pracownika przenoszonego na stanowisko, o którym mowa w pkt. 1 i 2,
• ucznia odbywającego praktyczną naukę zawodu oraz studenta odbywającego praktykę studencką.

Termin przeprowadzenia szkolenia okresowego w dziedzinie BHP wydłuża się do 60 dnia od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii, w przypadku, gdy termin przeprowadzenia szkolenia okresowego w dziedzinie BHP przypada w okresie 30 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii.

Świadczenia pracownicze, ZFŚS i zakaz konkurencji a stan zagrożenia epidemicznego

Odprawy i odszkodowania

• ODPRAWY I ODSZKODOWANIA – art. 15gd ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U.2021.2095).
• Stan epidemii; Stan zagrożenia epidemicznego

Gdy u pracodawcy wystąpi spadek obrotów gospodarczych lub istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń (według założeń Tarczy Antykryzysowej) można zastosować ograniczenie wysokości odpraw, odszkodowań i innych świadczeń pieniężnych wypłacanych pracownikom w związku z rozwiązaniem umowy o pracę do dziesięciokrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę (26.000 zł w 2022 roku).

ZFŚS

• ZFŚS – art. 15ge ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U.2021.2095).
• Stan epidemii; Stan zagrożenia epidemicznego

Możliwość zawieszenia:

• tworzenia lub funkcjonowania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
• dokonywania odpisu podstawowego,
• wypłaty świadczeń urlopowych,

mają pracodawcy u których wystąpił spadek obrotów gospodarczych, o którym mowa w art. 15g ust. 9 lub istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń, o którym mowa w art. 15gb ust. 2. Automatyczne przywrócenie poprzednich zasad funkcjonowania ZFŚS powoduje zniesienie stanu epidemii i stanu zagrożenia epidemicznego.

Zwolnienia podatkowe na świadczenia socjalne

• ZWOLNIENIA PODATKOWE NA ŚWIADCZENIA SOCJALNE – art. 52l i 52t ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U.2021.1119).
• w okresie od 2020 r. do końca roku podatkowego, w którym odwołano stan epidemii ogłoszony z powodu COVID-19 lub
• w okresie od 2020 r. do końca roku podatkowego następującego po roku, w którym odwołano stan epidemii ogłoszony z powodu COVID-19

Zwolnieniom do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym określonej kwoty podlegają m.innymi:

• zapomogi, inne niż z tytułu indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci, wypłacane z funduszy zakładowej lub międzyzakładowej organizacji związkowej pracownikom należącym do tej organizacji,
• zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci, ale finansowane z innych źródeł niż fundusze socjalne,
• dopłaty do wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu.

Zakaz konkurencji

• ZAKAZ KONKURENCJI – art. 15gf ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. 2021 poz. 2095 z późn. zm.).
• Stan epidemii; Stan zagrożenia epidemicznego

Pracodawca może jednostronnie za 7-dniowym wypowiedzeniem rozwiązać zakaz konkurencji po ustaniu stosunku, który był podstawą zatrudnienia (umowa o pracę, umowa cywilnoprawna).

Czas pracy, ochrona wynagrodzenia i doręczenia przesyłek poleconych

Pracownicy niepełnosprawni

• PRACOWNICY NIEPEŁNOSPRAWNI – art. 15h ust. 1 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. 2021 poz. 2095 z późn. zm.).
• Stan epidemii; Stan zagrożenia epidemicznego

Orzeczenia o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności, których ważność upłynęła po 8 marca 2020 r. ulegają przedłużeniu z mocy przepisu ustawy do upływu 60. dnia od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii bez konieczności złożenia przez osobę niepełnosprawną kolejnego wniosku o wydanie orzeczenia. Złożenie wniosku o wydanie orzeczenia o niepełnosprawności było warunkiem przedłużenia z mocy prawa ważności orzeczeń których ważność upłynęła w terminie do 90 dni przed dniem wejścia w życie ww. ustawy (tj. w okresie od 9 grudnia 2019 r. do 7 marca 2020 r.).

Elastyczny czas pracy

• ELASTYCZNY CZAS PRACY – art. 15zf ust. 1 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. 2021 poz. 2095 z późn. zm.).
• Stan epidemii; Stan zagrożenia epidemicznego; Pracodawca, u którego wystąpił spadek obrotów gospodarczych w następstwie wystąpienia COVID-19

Pracodawca u których na skutek epidemii koronawirusa wystąpił spadek obrotów gospodarczych oraz nie posiadają zaległości w regulowaniu zobowiązań podatkowych oraz obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, FP, FGŚP i FS mogą m. innymi ograniczyć nieprzerwany odpoczynek dobowy pracowników do nie mniej niż 8 godzin oraz nieprzerwany odpoczynek tygodniowy do nie mniej niż 32 godzin przy zagwarantowaniu pracownikom równoważnego okresu odpoczynku w okresie nie dłuższym niż 8 tygodni.

Podwyższenie kwoty wolnej od potrąceń

• PODWYŻSZENIE KWOTY WOLNEJ OD POTRĄCEŃ O 25% NA KAŻDEGO CZŁONKA RODZINY W PRZYPADKU, GDY PRACOWNIKOWI ZOSTAŁO OBNIŻONE WYNAGRODZENIE LUB CZŁONEK RODZINY PRACOWNIKA UTRACIŁ ŹRÓDŁO DOCHODU – art. 52 ustawy z dnia 14 maja 2020 r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz.U. 2020, poz. 875)

Sytuacje takie mogą mieć miejsce gdy wynagrodzenie pracownika nie uległo obniżeniu, ale członek jego rodziny utracił dochód z powodu COVID-19 a także w przypadku obniżenia wynagrodzenie pracownika, które dokonane zostało na skutek COVID-19, np. w związku z wprowadzeniem obniżonego wymiaru czasu pracy lub przestoju ekonomicznego.

Dni wolne na oddanie krwi lub osocza

• DNI WOLNE NA ODDANIE KRWI LUB OSOCZA – art. 3 ustawy z dnia 21 stycznia 2021 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dziennik Ustaw 2021, poz. 159).
• Stan epidemii; Stan zagrożenia epidemicznego

2 dni wolnego od świadczenia pracy przysługują osobom, które honorowo oddają krew i osocze dla Honorowych Dawców Osocza i Honorowych Dawców Krwi – w dniu oddania krwi i w dniu następnym, zwolnienie jest absencją płatną z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

Odbiór przesyłek poleconych w przypadku wypowiadania umów o pracę

• ODBIÓR PRZESYŁEK POLECONYCH w przypadku WYPOWIADANIA UMÓW O PRACĘ – art. 98 ustawy z dnia 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARSCoV-2 dnia (Dz.U.2022.376 akt obowiązujący)
• Stan epidemii; Stan zagrożenia epidemicznego; przed upływem 14 dni od dnia zniesienia stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego

Nie można uznać za doręczone w czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz przed upływem 14 dni od dnia zniesienia tych stanów nieodebranych pism podlegających doręczeniu za potwierdzeniem odbioru przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe. Skuteczne rozwiązanie umowy o pracę zostanie zakończone dopiero po upływie 14 dni od dnia zniesienia stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii!