Kogo dotyczy obowiązek posiadania kasy rejestrującej

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2023 poz. 1570) podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. W tym artykule dowiesz się czy obowiązek posiadania kasy rejestrującej dotyczy twojego biznesu i jakie dalsze obowiązki z tego wynikają.

Wizualizacja koncepcyjna, wygenerowana z użyciem AI.

Istnieje jednak możliwość bycia zwolnionym z obowiązku ewidencji. W załączniku do rozporządzenia ministra finansów z dnia 24 listopada 2023 w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. 2023 poz. 2605) wymienione są czynności zwolnione z ewidencji.

Zgodnie z art. 3 rozporządzenia z obowiązku prowadzenia ewidencji zwolnieni są również:

1. Podatnicy którzy w poprzednim roku podatkowym (tzn. 2023) nie dokonali sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych przekraczającej 20 000 zł lub, w przypadku gdy podatnik rozpoczął sprzedaż w poprzednim roku podatkowym, jeżeli sprzedaż w proporcji do okresu sprzedaży nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym 20 000zł. Oznacza to iż jeśli sprzedaż została rozpoczęta 1 lipca to limit wynosi: 184/365*20 000 = 10082,19 zł sprzedaży do końca roku. Zwolnienia nie stosuje się jednak jeśli podatnik w poprzednim roku już był zobowiązany do ewidencjonowania lub przestał spełniać warunki do zwolnienia z niego.
2. Podatnicy którzy rozpoczęli sprzedaż w 2024r. na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowanych i sprzedaż ta nie przekroczy, w proporcji do okresu jej prowadzenia, 20 000 tys. zł.
3. Podatnicy którzy dokonują dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania jeśli udział sprzedaży tych towarów lub świadczenia usług w całej dokonywanej sprzedaży był w poprzednim roku podatkowym wyższy niż 80%. Zwolnienia nie stosuje się jednak gdy podatnik w pierwszym lub drugim półroczu roku poprzedniego osiągnęli udział procentowy 80% lub niższy.
4. Podatnicy którzy w 2024 r. rozpoczęli sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowanych jeżeli przewidywany udział procentowy sprzedaży:
   • a) Za okres pierwszych sześciu miesięcy sprzedaży
   • b) Za okres do końca roku w przypadku gdy okres prowadzenia sprzedaży jest krótszy niż 6 miesięcy
   Będzie wyższy niż 80%. Dodatkowo wartość sprzedaży obliczana jest w kwocie netto.

Przykład 1

Przykład 2

Przykład 3

Bezwzględny obowiązek posiadania kasy rejestrującej

Bezwzględny obowiązek prowadzenia ewidencji za pomocą kasy rejestrującej, zgodnie z art. 4 rozporządzenia, dotyczy podmiotów dokonujących:

1) dostawy:

• a) gazu płynnego,
• b) części do silników (CN 8409 91 00 i 8409 99 00),
• c) silników do napędu pojazdów i motocykli, silników spalinowych tłokowych z zapłonem iskrowym i samoczynnym do różnego rodzaju jednostek, w tym motocykli (CN 8407 i 8408),
• d) nadwozi do pojazdów silnikowych (CN 8707),
• e) przyczep i naczep (CN 8716 10, 8716 31 00, ex 8716 39, 8716 40 00); kontenerów (CN 8609 00),
• f) części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (CN 8716 90),
• g) części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (CN 8708, 9401 99 20 i 9401 99 80), z wyłączeniem motocykli, to jest do: ciągników; pojazdów silnikowych do przewozu dziesięciu lub więcej osób z kierowcą; samochodów i pozostałych pojazdów silnikowych przeznaczonych zasadniczo do przewozu osób, włącznie z samochodami osobowo-towarowymi (kombi) oraz samochodami wyścigowymi; pojazdów silnikowych do transportu towarów; pojazdów silnikowych specjalnego przeznaczenia, innych niż te zasadniczo przeznaczone do przewozu osób lub towarów, w szczególności: pojazdów pogotowia technicznego, dźwigów samochodowych, pojazdów strażackich, betoniarek samochodowych, zamiatarek, polewaczek, przewoźnych warsztatów, ruchomych stacji radiologicznych,
• h) komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych oraz silników elektrycznych, prądnic i transformatorów (PKWiU ex 26 i ex 27.11),
• i) sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1),
• j) wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej „ustawą”,
• k) zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych,
• l) wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na kod CN,
• m) wyrobów tytoniowych (CN 2401, 2402, 2403), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów, Dziennik Ustaw – 3 – Poz. 2605,
• n) napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2%, napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5% (bez względu na kod CN), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
• o) perfum i wód toaletowych (CN 3303 00 10, 3303 00 90), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów;

2) świadczenia usług:

• a) przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyłączeniem przewozów wymienionych w poz. 15 i 16 załącznika do rozporządzenia,
• b) taksówek (PKWiU 49.32.11.0), z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą,
• c) naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania,
• d) w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
• e) w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów,
• f) w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, z wyłączeniem usług świadczonych przez osoby wymienione w poz. 48 załącznika do rozporządzenia,
• g) prawniczych, z wyłączeniem usług określonych w poz. 27 załącznika do rozporządzenia,
• h) doradztwa podatkowego,
• i) związanych z wyżywieniem (PKWiU ex 56.10, PKWiU 56.21, PKWiU ex 56.29, PKWiU ex 56.30), wyłącznie: – świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz – usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering),
• j) fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych,
• k) kulturalnych i rozrywkowych – wyłącznie w zakresie wstępu na przedstawienia cyrkowe,
• l) związanych z rozrywką i rekreacją – wyłącznie w zakresie wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki, sale taneczne,
• m) mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług (PKWiU 45.20.30.0), w tym przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej).

Zwrot kosztów poniesionych na zakup kasy rejestrującej

Ulga na zakup kasy fiskalnej dotyczy WYŁĄCZNIE zakupu kasy rejestrującej ONLINE. Zgodnie z art. 4 ustawy o VAT Podatnicy, u których:

1. powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy w obowiązujących terminach rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w ust. 6a,
2. nie powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w ust. 6a, oraz dotychczas nie używali kas rejestrujących lub kas, o których mowa w art. 145a ust. 1, do prowadzenia ewidencji sprzedaży

– mają prawo do odliczenia od podatku należnego kwoty wydanej na zakup każdej z kas rejestrujących, w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł, a w przypadku gdy kwota ta jest w okresie rozliczeniowym wyższa od kwoty podatku należnego, mają prawo do zwrotu ich różnicy na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, lub do odliczenia od podatku należnego tej różnicy za następne okresy rozliczeniowe, pod warunkiem że zakup kas rejestrujących nastąpił nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji.

Zgodnie z art. 111 ust. 6a ustawy kasa rejestrująca musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3. Pamięć fiskalna kasy rejestrującej musi posiadać numer unikatowy nadawany w drodze czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Warto pamiętać, iż żeby możliwe było skorzystanie z ulgi podatnik musi:

1. Rozpocząć ewidencjonowanie, nie później niż w obowiązującym terminie, przy użyciu kas rejestrujących nabytych w okresie w którym kasy spełniały funkcje określone w art. 111 ust. 6a ustawy.
2. Posiadać dowód zakupu – fakturę – potwierdzającą zakup kasy oraz dowód zapłaty całej należności za jej zakup

W celu skorzystania z ulgi należy wypełnić prawidłowo plik JPK V7. W przypadku gdy wnioskującym jest podmiot zwolniony z VATu, to powinien on złożyć wniosek do naczelnika urzędu skarbowego o zwrot ulgi na rachunek bankowy. Warto również pamiętać iż ulga przysługuje na każdą z kas fiskalnych z których przedsiębiorca korzysta.

Jeśli w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencji sprzedaży podatnik:

1. przestanie używać kasy online
2. trwale i bez zgody naczelnika urzędu skarbowego nie zapewni połączenia umożliwiającego przesyłanie danych miedzy kasą fiskalną, a Centralnym Repozytorium Kas
3. nie zgłosi kasy fiskalnej do obowiązkowego przeglądu technicznego, co najmniej raz na 2 lata (od dnia fiskalizacji lub ostatniego przeglądu technicznego).

to zmuszony jest on do zwrotu ulgi. W przypadku gdy podatnik jest czynnym podatnikiem VAT ulga powinna być zwrócona do właściwego urzędu skarbowego do 25 dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie takiego zwrotu. Jeśli podatnik jest podatnikiem biernym to ulga zwrócona powinna być na rachunek właściwego US do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu.

Opracował: Mikołaj Sadowski, mikosadowski@eres.pl, tel. kom. +48 571-600-114