Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2023 poz. 1570) podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. W tym artykule dowiesz się, czy obowiązek posiadania kasy rejestrującej dotyczy Twojego biznesu i jakie dalsze obowiązki z tego wynikają.

Działając w formie spółki z o.o., warto pamiętać, że obowiązki ewidencyjne na gruncie sprzedaży często idą w parze ze skomplikowanymi rozliczeniami dochodowymi. Jeśli prowadzisz lub planujesz założyć spółkę, zapoznaj się z naszym kompendium wiedzy, w którym kompleksowo omawiamy podatek CIT.

Kogo dotyczy obowiązek posiadania kasy rejestrującej?

Istnieje możliwość bycia zwolnionym z obowiązku ewidencji. W załączniku do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. 2023 poz. 2605) wymienione są czynności wyłączone z tego rygoru.

Zgodnie z art. 3 rozporządzenia z obowiązku prowadzenia ewidencji zwolnieni są również:

1. Podatnicy, którzy w poprzednim roku podatkowym (tzn. 2023) nie dokonali sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych przekraczającej 20 000 zł, lub w przypadku gdy podatnik rozpoczął sprzedaż w poprzednim roku podatkowym, jeżeli sprzedaż w proporcji do okresu sprzedaży nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym 20 000 zł. Oznacza to, iż jeśli sprzedaż została rozpoczęta 1 lipca, to limit wynosi: 184/365 * 20 000 = 10082,19 zł sprzedaży do końca roku. Zwolnienia nie stosuje się jednak, jeśli podatnik w poprzednim roku już był zobowiązany do ewidencjonowania lub przestał spełniać warunki do zwolnienia z niego.
2. Podatnicy, którzy rozpoczęli sprzedaż w 2024 r. na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowanych i sprzedaż ta nie przekroczy, w proporcji do okresu jej prowadzenia, 20 000 zł.
3. Podatnicy, którzy dokonują dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania, jeśli udział sprzedaży tych towarów lub świadczenia usług w całej dokonywanej sprzedaży był w poprzednim roku podatkowym wyższy niż 80%. Zwolnienia nie stosuje się jednak, gdy podatnicy w pierwszym lub drugim półroczu roku poprzedniego osiągnęli udział procentowy 80% lub niższy.
4. Podatnicy, którzy w 2024 r. rozpoczęli sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowanych, jeżeli przewidywany udział procentowy sprzedaży:
   • a) za okres pierwszych sześciu miesięcy sprzedaży
   • b) za okres do końca roku w przypadku, gdy okres prowadzenia sprzedaży jest krótszy niż 6 miesięcy
   będzie wyższy niż 80%. Dodatkowo wartość sprzedaży obliczana jest w kwocie netto.

Przykład 1

Przykład 2

Przykład 3

Bezwzględny obowiązek posiadania kasy rejestrującej

Bezwzględny obowiązek prowadzenia ewidencji za pomocą kasy rejestrującej, zgodnie z art. 4 rozporządzenia, dotyczy podmiotów dokonujących:

1) dostawy:

• a) gazu płynnego,
• b) części do silników (CN 8409 91 00 i 8409 99 00),
• c) silników do napędu pojazdów i motocykli, silników spalinowych tłokowych z zapłonem iskrowym i samoczynnym do różnego rodzaju jednostek, w tym motocykli (CN 8407 i 8408),
• d) nadwozi do pojazdów silnikowych (CN 8707),
• e) przyczep i naczep (CN 8716 10, 8716 31 00, ex 8716 39, 8716 40 00); kontenerów (CN 8609 00),
• f) części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (CN 8716 90),
• g) części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (CN 8708, 9401 99 20 i 9401 99 80), z wyłączeniem motocykli, to jest do: ciągników; pojazdów silnikowych do przewozu dziesięciu lub więcej osób z kierowcą; samochodów i pozostałych pojazdów silnikowych przeznaczonych zasadniczo do przewozu osób; pojazdów silnikowych do transportu towarów oraz pojazdów specjalnego przeznaczenia (m.in. pogotowia technicznego, dźwigów samochodowych, pojazdów strażackich, betoniarek samochodowych),
• h) komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych oraz silników elektrycznych, prądnic i transformatorów (PKWiU ex 26 i ex 27.11),
• i) sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do tego sprzętu (PKWiU ex 26.70.1),
• j) wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku (zgodnie z ustawą o VAT),
• k) zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych,
• l) wyrobów przeznaczonych do użycia lub oferowanych jako paliwa silnikowe albo dodatki/domieszki do nich,
• m) wyrobów tytoniowych (CN 2401, 2402, 2403), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
• n) napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz mieszanin piwa i napojów bezalkoholowych (powyżej 0,5% alkoholu),
• o) perfum i wód toaletowych (CN 3303 00 10, 3303 00 90), z wyłączeniem dostaw na pokładach samolotów.

2) świadczenia usług:

• a) przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji (z określonymi w rozporządzeniu wyłączeniami),
• b) taksówek (PKWiU 49.32.11.0), z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą,
• c) naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów, w tym naprawy i bieżnikowania opon,
• d) w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
• e) w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów,
• f) w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów (z określonymi wyłączeniami),
• g) prawniczych (z określonymi w rozporządzeniu wyłączeniami),
• h) doradztwa podatkowego,
• i) związanych z wyżywieniem, świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne (również sezonowo) oraz usług cateringu,
• j) fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych,
• k) kulturalnych i rozrywkowych – wyłącznie w zakresie wstępu na przedstawienia cyrkowe,
• l) związanych z rozrywką i rekreacją – wyłącznie w zakresie wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki i sale taneczne,
• m) mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług, w tym w systemach bezobsługowych, które przyjmują należności w gotówce lub bezgotówkowo.

Zwrot kosztów a obowiązek posiadania kasy rejestrującej

Ulga na zakup kasy fiskalnej dotyczy WYŁĄCZNIE zakupu kasy rejestrującej ONLINE. Zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy, u których:

1. powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy w obowiązujących terminach rozpoczęli tę ewidencję przy zastosowaniu kas online,
2. nie powstał obowiązek prowadzenia ewidencji, ale zdecydowali się oni na rozpoczęcie ewidencji przy zastosowaniu kas online i dotychczas nie używali innych kas do prowadzenia ewidencji,

– mają prawo do odliczenia od podatku należnego kwoty wydanej na zakup każdej z kas, w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł. Jeżeli kwota ta w okresie rozliczeniowym jest wyższa od podatku należnego, mają prawo do zwrotu różnicy na rachunek bankowy lub do odliczenia jej w kolejnych okresach, pod warunkiem że zakup nastąpił nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji.

Zgodnie z art. 111 ust. 6a ustawy, kasa rejestrująca musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy na zewnętrzne nośniki, a także umożliwiać połączenie z Centralnym Repozytorium Kas. Pamięć fiskalna kasy musi ponadto posiadać numer unikatowy nadawany przez Ministra Finansów.

Warto pamiętać, iż aby możliwe było skorzystanie z ulgi, podatnik musi:

1. Rozpocząć ewidencjonowanie (nie później niż w obowiązującym terminie) przy użyciu kas, które spełniają ustawowe wymogi dla kas online.
2. Posiadać dowód zakupu – fakturę – potwierdzającą zakup kasy oraz dowód zapłaty całej należności za jej zakup.

W celu skorzystania z ulgi, należy wypełnić prawidłowo plik JPK_V7. W przypadku gdy wnioskującym jest podmiot zwolniony z VAT, powinien on złożyć wniosek do naczelnika urzędu skarbowego o zwrot ulgi bezpośrednio na rachunek bankowy. Ulga przysługuje na każdą z kas fiskalnych, z których przedsiębiorca faktycznie korzysta.

Należy jednak zachować ostrożność. Jeśli w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencji sprzedaży podatnik:

1. przestanie używać kasy online,
2. trwale (i bez zgody urzędu) nie zapewni połączenia umożliwiającego przesyłanie danych między kasą a Centralnym Repozytorium Kas,
3. nie zgłosi kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego co najmniej raz na 2 lata,

zmuszony jest on do zwrotu ulgi. Czynni podatnicy VAT dokonują zwrotu do 25. dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym, w którym powstały te okoliczności. Z kolei podatnicy zwolnieni z VAT dokonują zwrotu na rachunek urzędu skarbowego do końca miesiąca następującego po miesiącu zaistnienia tych zdarzeń.

Opracował: Mikołaj Sadowski, mikosadowski@eres.pl, tel. kom. +48 571 600 114
#KasaFiskalna #KasaRejestrująca #Podatki #VAT #EwidencjaSprzedaży