Mali podatnicy tworzą w Polsce najliczniejszą grupę przedsiębiorców, wytwarzając jednocześnie znaczną część PKB. W związku z małą skalą działania a co za tym idzie szeregiem trudności w porównaniu z podmiotami większymi ustawodawca przewidział pakiet udogodnień podatkowych na gruncie podatku od towarów i usług, których beneficjentem jest mały podatnik VAT, co w istotny sposób porządkuje podatek VAT w firmie.

Definicja i limity: kto posiada status mały podatnik VAT

Zgodnie z art. 2 pkt 25 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 222), za małego podatnika na gruncie podatku VAT uznaje się podatnika:

• u którego wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 2 000 000 euro,
• prowadzącego przedsiębiorstwo maklerskie, zarządzającego funduszami inwestycyjnymi, zarządzającego alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, będącego agentem, zleceniobiorcą lub inną osobą świadczącą usługi o podobnym charakterze, z wyjątkiem komisu – jeżeli kwota prowizji lub innych postaci wynagrodzenia za wykonane usługi (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 45 000 euro

– przy czym przeliczenia kwot wyrażonych w euro dokonuje się według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku podatkowego, w zaokrągleniu do 1000 zł.

Limit 2 000 000 euro wprowadzony w ramach pakietu SLIM VAT 3 stanowi obecnie stały próg ustawowy (zastąpił dawny limit 1 200 000 euro). Przeliczenie na złote następuje co roku na podstawie kursu NBP z pierwszego dnia roboczego października i obowiązuje przez cały kolejny rok podatkowy.

Metoda kasowa: jakie uprawnienia ma mały podatnik VAT

Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o VAT mały podatnik może wybrać metodę kasową rozliczeń podatku od towarów i usług. Jest to najważniejsza zaleta, jaką posiada mały podatnik VAT, ponieważ całkowicie eliminuje konieczność finansowania podatku za niepłacących kontrahentów. Obowiązek podatkowy powstaje bowiem:

• dla transakcji na rzecz czynnego podatnika VAT – z dniem otrzymania całości lub części zapłaty (bez jakiegokolwiek limitu czasowego; dopóki kontrahent nie ureguluje należności, obowiązek podatkowy w ogóle nie powstaje),
• dla transakcji na rzecz pozostałych podmiotów (m.in. konsumentów B2C czy podatników zwolnionych) – z dniem otrzymania całości lub części zapłaty, nie później niż 180. dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Odliczenia podatku naliczonego dokonuje się z dniem zapłaty za fakturę zakupową, lecz nie wcześniej niż z dniem jej faktycznego otrzymania, pod warunkiem związku wydatku z prowadzoną działalnością opodatkowaną.

Mały podatnik, zgodnie z art. 21 ust. 3 ustawy może dokonać rezygnacji z metody kasowej po upływie minimum 12 miesięcy, w trakcie których dokonywał rozliczeń tą metodą, po uprzednim zawiadomieniu na piśmie naczelnika urzędu skarbowego, w terminie do końca kwartału, w którym stosował tę metodę. Zgodnie z art. 21 ust. 4 ustawy mały podatnik traci prawo do rozliczania podatku metodą kasową, począwszy od rozliczenia za miesiąc następujący po kwartale, w którym przekroczył ustawowy limit sprzedaży odpowiadający równowartości 2 000 000 euro (lub 45 000 euro dla działalności agencyjnych i maklerskich).

Kwartalne rozliczanie podatku przez małych podatników

Kolejną korzyścią, która przysługuje małemu podatnikowi VAT jest możliwość kwartalnego rozliczania podatku VAT. Zgodnie z art. 99 ust. 2 i 3 ustawy rozliczeń kwartalnych mogą dokonywać zarówno podatnicy, którzy zdecydowali się na rozliczanie metodą kasową, jak i mali podatnicy, którzy rozliczają się na zasadach ogólnych ustalania momentu powstania obowiązku podatkowego. Wpłat dokonuje się za poszczególne kwartały w następujących terminach:

• do 20 kwietnia za pierwszy kwartał
• do 20 lipca za drugi kwartał
• do 20 października za trzeci kwartał
• do 20 stycznia za czwarty kwartał.

Kiedy mały podatnik VAT traci prawo do rozliczeń kwartalnych

Z kwartalnego rozliczania nie mogą skorzystać, zgodnie z art. 99 ust. 3a podatnicy:

• zarejestrowani przez naczelnika urzędu skarbowego jako podatnicy VAT czynni – przez okres 12 miesięcy począwszy od miesiąca, w którym dokonana została rejestracja lub
• którzy w danym kwartale lub w poprzedzających go 4 kwartałach dokonali dostawy towarów, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy, chyba że łączna wartość tych dostaw bez kwoty podatku nie przekroczyła, w żadnym miesiącu z tych okresów, kwoty 50 000 zł, lub;
• którzy w danym kwartale dokonali importu towarów na zasadach określonych w art. 33a ust. 1;
• w przypadku których w danym kwartale stwierdzono, że wbrew obowiązkowi, o którym mowa w art. 19a ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, nie zapewniali możliwości dokonywania zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego w rozumieniu ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych w każdym miejscu, w którym działalność gospodarcza jest faktycznie wykonywana, w szczególności w lokalu, poza lokalem przedsiębiorstwa lub w pojeździe wykorzystywanym do świadczenia usług transportu pasażerskiego.

Podatnicy składają kwartalnie JPK_V7 z deklaracją w terminie do 25 dnia miesiąca po kwartale.