Wielu przedsiębiorców zastanawia się, jak prawidłowo rozliczyć leasing w KPiR (podatkowej księdze przychodów i rozchodów). Niniejszy artykuł omawia najważniejsze zasady ewidencji i różnice pomiędzy poszczególnymi formami finansowania z perspektywy uproszczonej księgowości. Ponieważ temat ten bazuje na ogólnych zasadach prawa podatkowego, przed lekturą zapraszamy do zapoznania się z naszym wpisem bazowym:

1. Definicja leasingu a uproszczona księgowość

Leasing definiowany jest przez wiele aktów prawnych m.in. Kodeks Cywilny , ustawy o podatkach dochodowych , Krajowy Standard Rachunkowości czy ustawę o rachunkowości. Podstawową definicję zawiera KC który jest niejako podstawą do definicji zawartych w innych aktach prawnych. W tym artykule skupimy się na opisaniu tej formy finansowania z perspektywy podmiotów prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów a inne podmioty np. takie które prowadzą pełną księgowość omówione zostaną w kolejnych artykułach poświęconych tematyce leasingu.

Dla podmiotów prowadzących księgę przychodów i rozchodów zastosowanie mają dwie ustawy : Ustawa (Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93 późn. zm.) z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks Cywilny oraz Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 1991 Nr 80 poz. 350 późn. zm.)

Wg art. 7091 KC, przez umowę leasingu finansujący zobowiązuje się, w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa, nabyć rzecz od oznaczonego zbywcy na warunkach określonych w tej umowie i oddać tę rzecz korzystającemu do używania albo używania i pobierania pożytków przez czas oznaczony, a korzystający zobowiązuje się zapłacić finansującemu w uzgodnionych ratach wynagrodzenie pieniężne, równe co najmniej cenie lub wynagrodzeniu z tytułu nabycia rzeczy przez finansującego.

Ustawa o PDOF, zgodnie za art. 23a za umowę leasingu uznaje tą określoną w KC i każdą inną umowę, na mocy której jedna ze stron, zwana dalej „finansującym”, oddaje do odpłatnego używania albo używania i pobierania pożytków na warunkach określonych w ustawie drugiej stronie, zwanej dalej „korzystającym”, podlegające amortyzacji środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne, a także grunty oraz prawo wieczystego użytkowania gruntów.

2. Rodzaje umów: operacyjny i finansowy leasing w KPiR

Istnieją dwa rodzaje leasingu : leasing finansowy i leasing operacyjny. Poniżej wymieniono najważniejsze ich cechy :

Leasing Operacyjny:

• odpisów amortyzacyjnych dokonuje finansujący
• korzyści oraz ryzyko pozostaje u finansującego
• przedmiot leasingu powraca do finansującego po upływie okresu obowiązywania umowy
• czas trwania umowy jest zazwyczaj krótszy od okresu użyteczności przedmiotu leasingu

Leasing Finansowy:

• odpisów amortyzacyjnych dokonuje korzystający
• korzyści i ryzyko przeniesione zostają na korzystającego
• przedmiot leasingu może zostać zakupiony po okresie trwania umowy , zazwyczaj w tym celu dodawany jest dodatkowy w niej zapis
• czas trwania umowy jest zazwyczaj podobny do czasu ekonomicznej użyteczności przedmiotu leasingu

Z doświadczeń naszej firmy wynika iż typem leasingu dominującym u naszych klientów prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów jest leasing operacyjny.

3. Księgowanie leasingu w KPiR

Księga przychodów i rozchodów to uproszczona forma księgowania operacji gospodarczych. Księguje się w niej :

• przychody ze sprzedaży oraz pozostałe przychody
• koszty zakupu towarów handlowych oraz materiałów podstawowych oraz koszty uboczne powiązane z tymi zakupami
• wydatki takie jak wynagrodzenia oraz pozostałe wydatki powiązane z prowadzoną działalnością gospodarczą
• koszty prac badawczo-rozwojowych

Prowadzić KPiR mogą jednostki :

• rozliczające się na zasadach ogólnych wg stawki podatkowej lub liniowo
• będzące działalnością gospodarczą prowadzoną indywidualnie lub w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych, spółki partnerskiej lub przedsiębiorstwa w spadku
• których przychody netto w działalności gospodarczej albo przychody spółki nie przekroczyły w poprzednim roku 2 MLN euro – 9 654 000 zł

Warto pamiętać że jeśli limit ten przekroczony został w roku poprzednim to w 2023 przedsiębiorca musi prowadzić pełną księgowość.

Fakturowanie leasingu operacyjnego w KPiR zazwyczaj ujmowane jest na początku okresu. Opłatę wstępną za leasing należy w KPiR ująć jednorazowo w kosztach z datą wystawienia faktury. Szczególnym przypadkiem jest leasing samochodu firmowego osobowego. W tym przypadku odliczeniu podlega 50% VATU naliczonego zarówno od opłaty wstępnej jak i rat leasingowych. Jeśli samochód jest ciężarowy to odliczeniu podlega 100% VAT. Opłata wstępna ujmowana jest księgowana od razu- z datą od której obowiązuje umowa. Nie ma możliwości rozłożenia opłaty wstępnej w czasie. W KPiR można również ująć koszty związane z eksploatacją np. pojazdu takie jak zakup paliwa czy przegląd.

Różnica w księgowaniu leasingu operacyjnego i finansowego wywodzi się z tego iż w przypadku leasingu operacyjnego środek trwały jest własnością leasingodawcy i to on dokonuje odpisów amortyzacyjnych, podczas gdy w przypadku leasingu finansowego to na leasingobiorcy leży ten obowiązek.

4. Rozliczenie podatku dochodowego od osób fizycznych

Aby , zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, leasing uznać za finansowy spełnione muszą zostać następujące warunki:

• umowa zawarta jest na czas oznaczony
• w umowie istnieją zapisy stanowiące że odpisów amortyzacyjnych dokonuje korzystający
• opłaty leasingowe ustalone są takie że korzystający spłaci co najmniej wartość początkową przedmiotu umowy

Jeśli powyższe warunki zostaną spełnione to u finansującego przychodem podatkowym jest część odsetkowa raty leasingu. U korzystającego kosztem podatkowym jest część odsetkowa i amortyzacja.

Leasing operacyjny spełniać musi warunki takie jak :

• umowa zawarta jest na czas oznaczony stanowiący co najmniej 40% normatywnego czasu amortyzacji w przypadku rzeczy ruchomych oraz wartości niematerialnych i prawnych lub gdy została zawarta na okres 5 lat w przypadku nieruchomości
• opłaty leasingowe ustalone są takie że korzystający spłaci co najmniej wartość początkową przedmiotu umowy

Jeśli powyższe warunki zostaną spełnione to u finansującego przychodem podatkowym są opłaty leasingowe a kosztem amortyzacja. U korzystającego kosztem podatkowym jest opłata leasingowa.

4.1 Praktyczne przykłady: leasing w KPiR

Przykład 1.
Przedsiębiorca (JDG) prowadzi KPiR. Przedsiębiorca podpisał umowę na 5 letni leasing operacyjny na maszynę z grupy 4 – maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania służącą do prowadzenia działalności gospodarczej o wartości 600 tys.zł. Opłata wstępna 60 tys. zł. Rata leasingowa wynosi 10 000 zł netto. W niej zawarta jest zarówno część kapitałowa jak i odsetkowa. Całość tej kwoty księgowana jest w kolumnie 13 KPiR – pozostałe wydatki. Opłata wstępna netto (zazwyczaj) księgowana jest w całości w koszty z datą zawarcia umowy.

Przykład 2.
Spółka cywilna osób jawnych XYZ prowadzi KPiR. Firma nabyła w leasing finansowy środki trwałe z grupy 6 – urządzenia techniczne o wartości 700 tys. zł. Opłata wstępna 70 tys.zł. Rata leasingowa – 12 tys. zł. Odpisy amortyzacyjne księgowane są w kosztach firmowych co oznacza iż część kapitałowa leasingu nie jest ujmowana gdyż to spowodowałoby podwojenie obciążenia. Część odsetkową księguje się ponownie w kolumnie 13 KPiR – pozostałe wydatki. Opłata wstępna netto(zazwyczaj) księgowana jest w całości w koszty z datą zawarcia umowy.

5. Jakie korzyści podatkowe daje leasing w KPiR?

Największą zaletą korzystania z leasingu zarówno operacyjnego jak i finansowego jest możliwość odliczenia jego kosztów od przychodu dla celów obliczenia podstawy opodatkowania. W przypadku leasingu operacyjnego odliczana jest rata leasingu jak i również koszty związane z eksploatacją np. pojazdu. W przypadku leasingu finansowego odliczana jest część odsetkowa raty i amortyzacja.

Obniżenie podstawy opodatkowania pozytywnie wpływa na wysokość obciążenia podatkowego , zmniejszając je.

W przypadku czynnych podatników VAT istnieje również możliwość odliczenia tego podatku , przy czym zależne też jest to od rodzaju środku trwałego wziętego w leasing np. w przypadku leasingowania pojazdu wykorzystywanego do celów służbowych i prywatnych odliczeniu podlega 50% podatku VAT od rat leasingowych i opłaty wstępnej.