W niniejszym artykule zostaną opisane praktyczne przykłady obrazujące, w jaki sposób określić wydatki, jakimi są koszty we wskaźniku nexus (więcej o mechanizmie wyliczania tej preferencji przeczytasz w naszym wpisie głównym: Ulga IP BOX dla programistów – kompendium wiedzy).

Wizualizacja koncepcyjna, wygenerowana z użyciem AI.

Kwalifikacja kosztów we wskaźniku nexus

Aby ocenić, czy dany koszt może być kosztem kwalifikowanym oraz elementem wskaźnika nexus, należy ustalić, czy:

• koszt został poniesiony przez podatnika w związku z wytworzeniem, rozwojem lub ulepszeniem kwalifikowanych praw własności intelektualnej w ramach prowadzonej przez podatnika działalności badawczo-rozwojowej,
• czy jest możliwe wykazanie związku między tym wydatkiem a kwalifikowanymi IP oraz dochodami z kwalifikowanych IP.

Kwalifikacja kosztów do poszczególnych liter wskaźnika może zależeć od konstrukcji umów z podwykonawcami oraz pracownikami, od sposobu przeniesienia praw autorskich do programów komputerowych oraz od podmiotu, od którego podatnik nabywa prace B+R.

Jakie koszty u programisty B2B można ująć we wskaźniku nexus?

Jeżeli programista wytwarza autorski program komputerowy całkowicie samodzielnie – tj. nie nabywa licencji do ulepszanych programów lub praw do nich, nie zawiera umów cywilnoprawnych bądź nie zatrudnia pracowników – nie będzie ponosił kosztów bezpośrednich z litery B, C oraz D. Programiści świadczący usługi w ramach outsourcingu bądź tworzący samodzielnie oprogramowanie raczej będą ponosić tylko koszty litery A. Niestety ustalenie, co może być kosztem faktycznie poniesionym przez podatnika na prowadzoną bezpośrednio przez niego działalność badawczo-rozwojową związaną z kwalifikowanym prawem własności intelektualnej jest kwestią bardzo problematyczną. W większości dotychczas wydanych interpretacjach indywidualnych KIS stoi na stanowisku, że kosztem bezpośrednim litery A mogą być m.in. usługi księgowe, opłaty za telefon, opłaty za korzystanie z samochodu – mimo, że trudno wykazać bezpośredni związek z oprogramowaniem wytwarzanym przez podatnika a np. opłatami leasingowymi za samochód. Orzecznictwo KIS w tym zakresie może wynikać z tego, że samodzielni programiści raczej nie mają kosztów bezpośrednich – zaś posiadanie ich jest niezbędne, aby wskaźnik nexus nie wynosił 0. Ujmowanie kosztów we wskaźniku nexus, które są ze swojej natury kosztami pośrednimi, może w przyszłości zostać zakwestionowane przez odrębne organy skarbowe – podczas czynności sprawdzających, kontroli lub postępowania podatkowego.

Biorąc pod uwagę powyższe, wdrażając ulgę IP BOX do własnej działalności warto już na wstępie zadbać o koszty bezpośrednie. Mogą to być np.:

• Amortyzacja / leasing komputera, na którym są tworzone programy, do których sprzedawane są licencje / udzielane prawa autorskie,
• Subskrypcja środowiska programistycznego,
• Opłata za dostęp do portali specjalistycznych IT,