Prawidłowo udokumentowane koszty kwalifikowanego IP są niezbędne do kalkulacji kwalifikowanego dochodu (więcej o samym mechanizmie działania tej preferencji przeczytasz w naszym wpisie głównym: Ulga IP BOX dla programistów – kompendium wiedzy), a wydatki te można z powodzeniem podzielić na 2 główne kategorie:

• koszty uzyskania przychodu z kwalifikowanego IP – koszty w rozumieniu art. 22 ustawy o ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, które pomniejszają dochód z kwalifikowanego IP,
• koszty w ujęciu nexus – koszty, o których mowa w art. 30ca ust. 4 i 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – składowe wskaźnika nexus, którego zadaniem jest wyodrębnienie kwalifikowanego dochodu z kwalifikowanego IP.

W tym artykule zostaną omówione wyłącznie koszty uzyskania przychodu z kwalifikowanego IP.

Wizualizacja koncepcyjna, wygenerowana z użyciem AI.

Koszty uzyskania przychodu a koszty kwalifikowanego IP

Kosztami uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o PIT są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1. Aby dany wydatek mógł być uznany jako koszt uzyskania przychodu, musi pozostawać w związku przyczynowo – skutkowym z przychodem oraz być właściwie udokumentowany. Ponoszenie wydatku musi być umotywowane osiągnięciem przychodów lub dokonane przynajmniej przy założeniu, że ponosząc wydatek przedsiębiorca uzyska przychód.

Powyższe zasady stosuje się analogicznie przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodu z kwalifikowanego IP.

Przy obliczaniu dochodu z kwalifikowanego IP niezbędne jest określenie związanych z kwalifikowanym IP kosztów, które przyczyniły się do powstania przychodu z tego IP zarówno w sposób bezpośredni, jak i pośredni.

Bezpośrednie koszty kwalifikowanego IP

Kosztami bezpośrednimi kwalifikowanego IP będą następujące wydatki:

• koszty, których poniesienie jest niezbędne, aby wytworzyć kwalifikowane IP,
• inne koszty, które zostały poniesione w związku z powstaniem kwalifikowanego IP i można je jednoznacznie przypisać do konkretnego autorskiego prawa do programu komputerowego.

Kosztem bezpośrednim autorskiego prawa do programu komputerowego mogą być np. wynagrodzenia dla podwykonawców, zakup środowiska programistycznego, wydatki na zakup licencji, zakup bibliotek lub amortyzacja sprzętu komputerowego.

Specyfika branży IT sprawia, że ten sam rodzaj wydatku może mieć inny charakter dla różnych programistów, dlatego każdy koszt – nawet, jeżeli zazwyczaj wykazuje charakter bezpośredni – należy przeanalizować indywidualnie.

Pośrednie koszty kwalifikowanego IP

Koszty pośrednie są to koszty ogólne dotyczące całości działalności gospodarczej: zarówno działalności w zakresie tworzenia kwalifikowanego IP, jak i działalności w pozostałym zakresie.

W ustawie o PIT oraz Objaśnieniach podatkowych z 15 lipca 2019 r. w sprawie IP BOX nie opisano, w jaki sposób koszty pośrednie należy przyporządkować do przychodów z kwalifikowanych praw własności intelektualnej i do pozostałych przychodów – Objaśnienia wskazują jedynie na obowiązek ujęcia kosztów pośrednich przy obliczaniu dochodu z kwalifikowanego IP. W orzecznictwie ukształtowało się stanowisko, zgodnie z którym należy dokonać alokacji kosztów pośrednich według proporcji, jaką stanowi stosunek przychodu z konkretnego kwalifikowanego IP do ogółu przychodów osiąganych w ramach działalności gospodarczej (na podstawie art. 22 ust. 3 ustawy o PIT). Dopuszczalne są również inne rozwiązania, jeżeli są bardziej adekwatne niż użycie klucza przychodowego – np. podział kosztów remontu biura programisty według stosunku powierzchni biurowej poświęconej na tworzenie kwalifikowanego IP do powierzchni całkowitej biura.

Koszty działalności pozostałej (nieskutkującej wytworzeniem kwalifikowanego IP)

Koszty uzyskania przychodu z działalności pozostałej będą obniżać dochód z działalności pozostałej, tj. działalności gospodarczej nieskutkującej wytworzeniem kwalifikowanego IP. Będą to koszty pośrednie w części, w której dotyczą działalności pozostałej oraz koszty w całości dotyczące działalności pozostałej i niemające powiązania z kwalifikowanymi IP.

Podsumowanie

Przy tworzeniu ewidencji IP BOX należy przeanalizować każdy koszt ponoszony w ramach działalności gospodarczej: zastanowić się, w jakim celu został on poniesiony, czy wykazywał związek z kwalifikowanym IP oraz w jakiej wysokości powinien on obniżać dochód z kwalifikowanego IP. Poprawne przyporządkowanie kosztów do odpowiednich źródeł przychodów jest kluczowe, aby obliczyć dochód z kwalifikowanych IP w prawidłowej wysokości i skorzystać z obniżonej stawki podatku dochodowego.