Oprócz typowych transakcji sprzedaży między czynnymi podatnikami VAT, gdzie jeden kontrahent bezpośrednio przelewa pieniądze drugiemu za zakupione towary czy usługi, może zdarzyć się sytuacja bardziej skomplikowana. Czasem, w związku z zapisami umowy, płatność za towar przyjmuje postać opłacenia cudzych zobowiązań publicznoprawnych. W takiej sytuacji pojawia się pytanie, czy jest to legalne i jak w takiej transakcji zachowuje się biała lista podatników VAT. Zobacz, jaka jest procedura dokonania takich rozliczeń i jak uchronić się przed utratą kosztów podatkowych (KUP).
Wizualizacja koncepcyjna, wygenerowana z użyciem AI.Boisz się, że błędny przelew pozbawi Cię kosztów firmowych? Zweryfikuj swoje rozliczenia z doradcą ➔
Spis treści
Obowiązek przelewu na konto kontrahenta a biała lista podatników VAT
Zgodnie z art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 1222), dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy w każdym przypadku, gdy:
- Stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca, oraz
- Jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty (dla walut obcych będzie to kwota w złotówkach po przeliczeniu wg średniego kursu NBP z dnia roboczego poprzedzającego dzień transakcji).
Aby obowiązek występował, obydwa warunki muszą być spełnione łącznie. W omawianej sytuacji – czyli opłacenia cudzych zobowiązań publicznoprawnych (a zatem przelania pieniędzy na rachunek nienależący bezpośrednio do kontrahenta) – z pozoru występuje niezgodność z przepisem ustawy. Możliwe jest jednak legalne zawiadomienie urzędu o dokonaniu takiej płatności, co pozwala uchronić koszty uzyskania przychodu.
Przelew na cudze konto a biała lista podatników VAT
Zgodnie z art. 15d ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2025 r. poz. 278), podatnik nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (KUP) płatności w takiej części, w jakiej transakcja z art. 19 Prawa Przedsiębiorców została dokonana na rachunek nieznajdujący się w wykazie, jakim jest biała lista podatników VAT (jeśli płatność dotyczy dostawy towarów i usług przez czynnego podatnika VAT).
W związku z tym pojawia się problem – jednostki administracji publicznej, do których wpłacone zostaną środki w celu pokrycia zobowiązań kontrahenta (np. ZUS, US), nie są przecież stroną tej transakcji. Ustawodawca przewidział jednak ten problem i umożliwił podatnikowi skorzystanie z takiej formy rozliczeń.
Zgodnie z art. 15d ust. 4 pkt 1 ustawy o CIT, podatnik może dokonać przelewu na rachunek inny niż widniejący na białej liście, jeśli wraz z dokonaniem pierwszej zapłaty złoży specjalne zawiadomienie (art. 117ba par. 3 pkt 2 Ordynacji podatkowej). Podatnik składa zawiadomienie ZAW-NR w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu. Dzięki temu kupujący uchroni swoje prawo do uznania płatności za koszt (KUP).
Przykład 1 – Zapłata cudzych zobowiązań publicznoprawnych
Warto pamiętać, że 7-dniowy termin jest krótki i biegnie od dnia zlecenia przelewu. Zawiadomienie możesz złożyć zarówno elektronicznie (przez e-Urząd Skarbowy), jak i w formie papierowej. Złożenie elektroniczne wymaga uwierzytelnienia przez Login.gov.pl (profil zaufany, mObywatel, e-dowód lub bankowość). Możliwe jest również złożenie zawiadomienia przez pełnomocnika, posiadającego pełnomocnictwo ogólne (PPO-1) lub szczególne (PPS-1).
Metoda podzielonej płatności a biała lista podatników VAT
O wpłacie na rachunek niezgłoszony do wykazu mówią również przepisy dotyczące mechanizmu podzielonej płatności (MPP). W przypadku zastosowania split paymentu podatnik również może zaliczyć do kosztów (KUP) kwotę wynikającą z transakcji, nawet jeśli przelew został dokonany na rachunek spoza białej listy. Nie ma tu znaczenia, czy zapłata dokonana była w ramach obowiązkowego MPP (wartość ponad 15 tys. zł i towar z załącznika nr 15 do ustawy o VAT), czy wariantu dobrowolnego.
Przykład 2 – Metoda podzielonej płatności (Split Payment)
Kompensata wierzytelności a biała lista podatników VAT
Zajść może sytuacja, w której kontrahenci zechcą rozliczyć wzajemne zobowiązania za pomocą kompensaty. Ponieważ taka operacja księgowa nie ma charakteru płatności gotówkowej lub przelewu, to nie może być mowy o złamaniu obowiązku dokonania zapłaty na rachunek z wykazu. Takie stanowisko odnaleźć można również w korzystnych interpretacjach organów (np. interpretacja DKIS z dnia 10 lutego 2020 r., sygn. 0114-KDIP2-2.4010.549.2019.1.SJ).
Przykład 3 – Kompensata
Zabezpiecz swoje transakcje przed błędem
Nietypowe płatności niosą za sobą ogromne ryzyko utraty kosztów i kar karnoskarbowych. Zanim zapłacisz za fakturę w ramach kompensaty lub na rachunek spoza wykazu, upewnij się, że zachowujesz odpowiednie procedury. Spółka Doradztwa Podatkowego Eres przeanalizuje Twoje rozliczenia i zadba o bezpieczeństwo finansowe Twojej firmy.
Umów się na konsultację podatkową ➔Opracował: Mikołaj Sadowski, mikosadowski@eres.pl, tel. kom. +48 571-600-114