Prawidłowe rozliczanie składek i prowadzenie dokumentacji ubezpieczeniowej – czyli obsługa ZUS – to jeden z najbardziej rygorystycznych obowiązków każdego pracodawcy. Z perspektywy działu kadr i płac, kontakty z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych to nieustanna walka z terminami, nowelizacjami przepisów oraz skomplikowanymi algorytmami wyliczeń. W tym kompendium przyjrzymy się najważniejszym procesom, które warunkują bezpieczeństwo prawne i finansowe zatrudniającego. Jednocześnie zapraszamy do przeczytania artykułów poświęconym temu zagadnieniu : ZUS z Eres

Na czym polega obsługa ZUS w dziale kadr i płac?

Każdy podmiot zatrudniający pracowników – niezależnie czy bazuje na umowach o pracę, czy na wybranych umowach cywilnoprawnych (jak umowy zlecenia) – pełni rolę płatnika składek. Do jego podstawowych zadań należy terminowe zgłaszanie zatrudnionych do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego (druk ZUS ZUA lub ZZA).

Dział kadr i płac odpowiada za comiesięczne naliczanie składek, potrącanie ich z wynagrodzeń brutto pracowników oraz odprowadzanie w odpowiedniej wysokości na indywidualny rachunek składkowy pracodawcy. Niezwykle ważnym obowiązkiem jest również wyrejestrowanie pracownika w przypadku rozwiązania stosunku pracy – ustawodawca przewiduje na to zaledwie 7 dni (druk ZUS ZWUA).

Najważniejsze deklaracje – jak w praktyce wygląda obsługa ZUS?

Comiesięczne rozliczenia z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych opierają się na sparametryzowanym systemie deklaracji, które obecnie przesyłane są niemal wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem programu Płatnik lub platformy PUE ZUS (eZUS). Proces ten wymaga niebywałej precyzji w kodowaniu zdarzeń pracowniczych.

• ZUS DRA: Główna deklaracja rozliczeniowa, która podsumowuje łączną kwotę składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy (FP) czy Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP).
• ZUS RCA: Imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach dla każdego ubezpieczonego z osobna.
• ZUS RSA: Raport imienny o przerwach w opłacaniu składek. Wskazuje się w nim m.in. okresy pobierania wynagrodzenia chorobowego, zasiłków, przebywania na urlopach bezpłatnych, macierzyńskich czy wychowawczych.

Zwolnienia lekarskie (e-ZLA) i świadczenia a obsługa ZUS

Dział płac musi na bieżąco monitorować platformę elektroniczną w celu pobierania zwolnień lekarskich (e-ZLA) podległych pracowników. Odpowiednia kwalifikacja zwolnienia warunkuje bowiem strukturę listy płac – decyduje, czy pracownikowi w danym okresie przysługuje wynagrodzenie chorobowe finansowane ze środków pracodawcy (zazwyczaj do 33. lub 14. dnia choroby w danym roku kalendarzowym), czy zasiłek chorobowy.

Warto przypomnieć, że dla firm zgłaszających do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 osób, to pracodawca staje się płatnikiem zasiłków w imieniu ZUS. Taki stan rzeczy nakłada na kadry i płace dodatkowe, wysoce sformalizowane obowiązki obliczeniowe (ustalanie podstawy wymiaru zasiłku) oraz potrącanie wypłaconych kwot z łącznej puli należnych zobowiązań w deklaracji DRA.

Kontrole i konsekwencje błędów dla pracodawcy

Niedopłaty składek, błędy w kodach tytułu ubezpieczenia czy nieterminowe wyrejestrowanie pracownika to najczęstsze przyczyny interwencji i wezwań ze strony organu rentowego. ZUS dysponuje szerokimi uprawnieniami analitycznymi i kontrolnymi – inspektorzy w trakcie kontroli mogą żądać wglądu m.in. w akta osobowe, listy płac, umowy cywilnoprawne oraz ewidencję czasu pracy.

Wykryte nieprawidłowości (np. zakwestionowanie umów o dzieło i przekwalifikowanie ich na umowy zlecenia) skutkują koniecznością uregulowania zaległości podatkowo-składkowych wraz z odsetkami za zwłokę. Mogą również prowadzić do nałożenia dotkliwych kar finansowych. Z tego względu wielu przedsiębiorców decyduje się na outsourcing kadrowo-płacowy, przenosząc odpowiedzialność za ten skomplikowany obszar na zewnętrzne kancelarie.

Opracował: Mikołaj Sadowski, mikosadowski@eres.pl, tel. kom. +48 571 600 114
#Kadry #Płace #ZUS #ObsługaZUS #Płatnik #Księgowość #OutsourcingKadrowy