Przedsiębiorcy nabywający usługi od zagranicznych podmiotów coraz częściej wpadają w pułapkę podatku u źródła – i w konsekwencji narażają się na kontrole WHT. Jak wynika z analiz (m.in. przeprowadzanych przez Deloitte, Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) obrała ten obszar za jeden ze swoich głównych celów. Tylko w 2025 roku liczba celowanych kontroli WHT wzrosła o 75 proc. w stosunku do roku ubiegłego. Organy podatkowe zautomatyzowały proces weryfikacji przelewów zagranicznych, co oznacza, że brak odpowiedniej dokumentacji niemal natychmiast kończy się wezwaniem do zapłaty zaległego podatku wraz z odsetkami.

Kogo dotyczy problem WHT i za co grożą kary?

Wielu właścicieli firm żyje w błędnym przekonaniu, że podatek u źródła to problem wyłącznie wielkich korporacji i międzynarodowych holdingów. W rzeczywistości obowiązek ten dotyka każdej firmy, która płaci zagranicznym kontrahentom za określone usługi niematerialne. Jeśli kupujesz reklamy na Facebooku (Meta) lub w Google, opłacasz zagraniczne licencje na oprogramowanie (SaaS) albo korzystasz z usług doradczych świadczonych przez podmioty spoza Polski – znajdujesz się w strefie ryzyka WHT.

Zasada jest prosta: wypłacając takie należności, powinieneś potrącić i odprowadzić do polskiego urzędu skarbowego 20 proc. podatku. Możesz uniknąć tego obciążenia, stosując zwolnienie lub obniżoną stawkę wynikającą z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania. Warunkiem koniecznym jest jednak posiadanie ważnego certyfikatu rezydencji kontrahenta oraz dochowanie tzw. należytej staranności. Jeśli w trakcie kontroli brakuje dokumentów, KAS każe zapłacić podatek stosując najwyższą stawkę wraz z odsetkami. Dodatkowo narażasz się na sankcje karnoskarbowe oraz przyciągasz uwagę urzędu skarbowego

Wzmożone kontrole WHT to nowy standard

Wspomniany 75-procentowy skok liczby kontroli w 2025 roku to dowód na to, że fiskus znalazł niezwykle skuteczne źródło dochodów. Skarbówka sprawnie krzyżuje dane z deklaracji IFT-2R z historią rachunków bankowych i informacjami z systemów unijnych. Brak certyfikatu rezydencji, przedawnione dokumenty czy wypłaty przekraczające próg 2 mln zł bez zastosowania mechanizmu „pay and refund” to dziś dla urzędników sygnał do natychmiastowego wszczęcia postępowania.

Kontrole WHT – jak możemy pomóc twojej firmie?

Niewiedza nie zwalnia z odpowiedzialności, a przerzucanie winy na biuro rachunkowe nie obroni firmy przed karami finansowymi. Bezpieczeństwo w obszarze podatku u źródła wymaga proaktywnego działania i stworzenia twardych procedur. Zespół doradców Eres kompleksowo zabezpiecza rozliczenia zagraniczne na trzech kluczowych poziomach:

• Wdrożenie mechanizmów kontroli WHT: Mapujemy Twoje transakcje zagraniczne i budujemy wewnętrzne procedury obiegu dokumentów. Dzięki temu twój księgowy będzie wiedział która fakturai które jej składniki podlegają WHT i ile wyniesie podatek.
• Procedura należytej staranności (Due Diligence): Samo posiadanie certyfikatu rezydencji często nie wystarcza. Urzędy wymagają udowodnienia, że zweryfikowałeś kontrahenta (m.in. jego status rzeczywistego właściciela należności – beneficial owner). Opracowujemy gotowe ramy due diligence, które stanowią twardą tarczę ochronną przed KAS.
• Pozyskiwanie certyfikatów rezydencji:Pomagamy w sprawnej komunikacji z zagranicznymi partnerami i w pozyskiwaniu odpowiednich, honorowanych w Polsce dokumentów podatkowych.

Opracował: Mikołaj Sadowski, mikosadowski@eres.pl, tel. kom. +48 571-600-114