Czwarty kwartał to tradycyjnie czas gorączkowego poszukiwania kosztów przez przedsiębiorców. Zbliżający się koniec roku podatkowego prowokuje do szybkich zakupów, których jedynym celem jest obniżenie podstawy opodatkowania w PIT lub CIT. Problem polega na tym, że kupowanie na siłę niepotrzebnego sprzętu czy kolejnego auta drastycznie obniża płynność finansową firmy, a realna korzyść podatkowa rzadko rekompensuje ubytek gotówki z konta. Optymalizacja podatkowa na koniec roku wymaga chłodnej analizy, a nie impulsywnych wydatków. Istotne też jest to w kontekście szeroko zakrojonych zmian podatkowych które obowiązywać mają od 2027 roku m.in. w kontekście ryczałtu(projekty UD116, UD458 oraz UD461).

Optymalizacja podatkowa na koniec roku : wydatki na siłę to błąd. Gotówka jest kluczowa

Najczęstszym błędem jest kupowanie dóbr wyłącznie dla samej faktury. Jeśli przedsiębiorca na podatku liniowym wydaje 100 tys. zł na maszyny, których w rzeczywistości nie potrzebuje do generowania przyszłych przychodów, zaoszczędzi wprawdzie ok. 19 tys. zł na podatku i kilka tysięcy na składce zdrowotnej. Ale jest też druga strona – jego rachunku bankowego bezpowrotnie znika ponad 75 tys. zł. Pieniądze, które mogły posłużyć jako bufor bezpieczeństwa lub kapitał obrotowy na nadchodzący rok, zostają zamrożone w aktywach (i to niekoniecznie takich które generują przychód).

Optymalizacja podatkowa na koniec roku – jak legalnie wygenerować koszty bez utraty płynności?

Zamiast opróżniać firmowe konto, mądra optymalizacja podatkowa na koniec roku polega na przesuwaniu realnych zobowiązań w czasie lub wykorzystywaniu w pełni narzędzi przewidzianych przez prawo. Istnieje szereg działań, które można podjąć już w październiku i listopadzie:

• Inwentaryzacja i likwidacja majątku: Koniec roku to idealny moment na porządki. Złomowanie maszyn czy zniszczenie przeterminowanych towarów pozwala na wliczenie niezamortyzowanej wartości w koszty. Musi to jednak wynikać z faktycznego zużycia lub uszkodzenia majątku, a sam proces należy bezwzględnie udokumentować protokołem likwidacji.
• Odpisy na nieściągalne wierzytelności: Masz dłużników, od których najpewniej nie odzyskasz już pieniędzy? Przy spełnieniu określonych warunków (np. postanowienie o nieściągalności od komornika), możesz zaliczyć te straty do kosztów uzyskania przychodów. Należy jednak pamiętać, że koszt podatkowy powstaje tu tylko dla wierzytelności uprzednio zarachowanych jako przychód należny.
• Premie pracownicze: Chcesz nagrodzić zespół za wyniki? Aby wydatek obniżył podatki w mijającym roku, kluczowy jest moment jego realizacji. W przypadku przedsiębiorców na PIT kosztem jest moment faktycznej wypłaty środków, natomiast w CIT – moment postawienia ich do dyspozycji pracownika. Przesunięcie przelewów na styczeń przeniesie ciężar kosztów na kolejny rok.
• Jednorazowa amortyzacja: Małym podatnikom oraz podmiotom rozpoczynającym działalność przysługuje limit jednorazowej amortyzacji do 50 tys. euro. Pozwala to na natychmiastowe ujęcie w kosztach zakupu sprzętu, jednak limit ten dotyczy wyłącznie środków trwałych z grup 3-8 KŚT (nie zastosujesz go więc do zakupu samochodów osobowych).

Audyt sytuacji przed grudniową paniką

Koniec roku to także czas na weryfikację limitów. Zbliżanie się do progu przejścia na pełną księgowość (2,5 mln euro przychodów ze sprzedaży wraz z VAT) lub utraty statusu małego podatnika wymaga strategicznych decyzji. Przedsiębiorcy korzystający z ryczałtu powinni upewnić się, czy planowane przychody w ostatnich miesiącach nie wyrzucą ich poza ustawowy limit na przyszły rok. Decyzje o ewentualnym przejściu na podatek liniowy, zasady ogólne czy przekształceniu w spółkę z o.o. trzeba podjąć opierając się na rzeczywistych danych finansowych twojego biznesu, a nie domysłach.

Opracował: Mikołaj Sadowski, mikosadowski@eres.pl, tel. kom. +48 571-600-114