Wdrażanie Krajowego Systemu e-Faktur rodzi kolejne ryzyka operacyjne dla przedsiębiorców. Z najnowszych interpretacji indywidualnych wynika, że nieprecyzyjne generowanie podglądu PDF przekazywanego kontrahentom może kosztować firmę podwójny podatek. W efekcie błędu programistycznego może powstać tzw. pusta faktura KSeF. O co dokładnie toczy się spór i jak zinterpretowało to Ministerstwo Finansów?
Pusta faktura KSeF: rygorystyczne stanowisko Dyrektora KIS (art. 108 ustawy o VAT)
Zgodnie z interpretacjami wydanymi przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (m.in. z 29 kwietnia 2026 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.86.2026.1.JG oraz z 30 kwietnia 2026 r., sygn. 0114-KDIP1-1.4012.84.2026.2.EW), wizualizacja wygenerowana np. do pliku PDF, może zostać uznana za odrębny dokument na podstawie art. 108 ustawy o VAT.
Kiedy powstaje takie ryzyko? Kiedy plik PDF różni się merytorycznie od struktury XML przetworzonej przez system. Fiskus kwestionuje sytuacje, w których na wizualizacji brakuje danych opcjonalnych (które zasilono w XML) lub gdy przedsiębiorca stosuje własne nazewnictwo – np. używa określenia „opis pozycji” zamiast przewidzianej w strukturze KSeF „nazwy produktu”. Zdaniem organów podatkowych, takie rozbieżności mogą wprowadzać nabywcę w błąd, a dla wystawcy oznaczają obowiązek ponownego odprowadzenia podatku VAT.
Spójność XML z wizualizacją – stanowisko Ministerstwa Finansów
Resort finansów odniósł się do obaw biznesu, powołując się na Podręcznik KSeF 2.0. (Cz. II). Dokument ten faktycznie dopuszcza elastyczność w prezentacji danych, ale wyraźnie zaznacza, że nie dotyczy to ich zakresu. Dane na podglądzie muszą być spójne z obligatoryjnymi elementami wymienionymi w art. 106e ust. 1 oraz art. 106j ustawy o VAT.
Ministerstwo kategorycznie odradza praktykę, w której przedsiębiorca wysyła do KSeF „odchudzony” plik XML (zawierający minimum wymagane przez ustawę), a wszystkie dodatkowe informacje biznesowe (np. terminy płatności, numery kont) umieszcza wyłącznie na zewnętrznej wizualizacji PDF. Takie działanie uniemożliwia automatyzację księgowania u nabywcy.
Aby tego uniknąć, należy bezwzględnie korzystać z dedykowanych węzłów w strukturze logicznej FA(3). Dodatkowe informacje powinny być przesyłane bezpośrednio w XML za pomocą opcjonalnych elementów, takich jak: DodatkowyOpis, Platnosc, Rozliczenie czy WarunkiTransakcji.
Obowiązkowe oznaczanie kodami QR
Zgodnie z art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT, każdy dokument będący wizualizacją, używany lub udostępniany poza KSeF, musi posiadać kod QR pozwalający na autoryzację danych. Resort przypomina, że ten wymóg dotyczy również faktur wystawionych w trybie awaryjnym (offline), co precyzują art. 106nda ust. 6 oraz art. 106nf ust. 3 ustawy.
Potwierdzenie transakcji – czy to ochrona przed zjawiskiem pusta faktura KSeF?
Dla firm, które obawiają się sankcji z art. 108, Ministerstwo przypomina o możliwości wystawiania tzw. „potwierdzenia transakcji”. Jest to wyłącznie dokument biznesowy (nieniosący skutków podatkowych). Aby organy skarbowe nie potraktowały go jako odrębnego dowodu księgowego i nie powstała przypadkowa pusta faktura KSeF, jego zawartość musi być rygorystycznie ograniczona.
Potwierdzenie transakcji powinno zawierać wyłącznie:
- oznaczenie „potwierdzenie transakcji”,
- dane sprzedawcy (struktura
Podmiot1– nazwa, NIP, adres), - dane nabywcy (struktura
Podmiot2– nazwa, NIP/identyfikator, adres), - numer faktury nadany przez system (wartość z pola
P_2), - kwotę należności ogółem (wartość z pola
P_15), - dwa kody QR (weryfikacja faktury i weryfikacja wystawcy).
Niedopuszczalne jest umieszczanie na takim dokumencie jakichkolwiek dodatkowych adnotacji pod kodami QR (np. słów „OFFLINE” czy „CERTYFIKAT”).
W Spółce Doradztwa Podatkowego Eres doskonale wiemy, że proces wdrażania KSeF niesie za sobą ogromne ryzyko technologiczne i prawnopodatkowe. Błędy w mapowaniu danych między systemem ERP, plikiem XML a wizualizacją PDF mogą drogo kosztować Twoją firmę. Jeśli chcesz sprawdzić, czy proces fakturowania w Twoim biznesie jest w 100% odporny na zarzuty fiskusa, skontaktuj się z nami. Umów się na konsultację i zabezpiecz swoje rozliczenia.
Umów się: Umów się – Eres
Opracował: Mikołaj Sadowski, mikosadowski@eres.pl, tel. kom. +48 571-600-114
#ksef #faktura #fakturowanie #podatki #vat #podatekvat #pustefaktury #cyfryzacja #przedsiebiorca #biznes #ksiegowosc #doradztwopodatkowe #eres #kis #xml