Utworzenie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) lub możliwość wypłacania takiego dodatku jak świadczenie urlopowe uwarunkowane są od liczby zatrudnianych pracowników na dzień 1 stycznia danego roku, co stanowi istotny element porządkujący kadrowo-płacową obsługę ZUS w firmie. Obowiązek tworzenia funduszu socjalnego mają pracodawcy spoza sfery budżetowej, którzy 1 stycznia danego roku (zarówno w 2026 r., jak i w latach wcześniejszych, np. w 2023 r.) zatrudniają określoną w ustawie liczbę pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

Wizualizacja koncepcyjna, wygenerowana z użyciem AI.

Obowiązek utworzenia ZFŚS a stan zatrudnienia na 1 stycznia

Zgodnie z art. 3 ust. 1 i 1c ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych obowiązek tworzenia funduszu socjalnego mają pracodawcy spoza sfery budżetowej, którzy według stanu na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej:

• 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,
• 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty – w sytuacji, gdy z wnioskiem o utworzenie funduszu wystąpiła zakładowa organizacja związkowa.

Bez względu na liczbę pracowników zatrudnionych w dniu 1 stycznia danego roku obowiązkiem tworzenia ZFŚS są objęci wszyscy pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych.

Świadczenie urlopowe – zasady przyznawania i termin wypłaty

W zakładach pracy zatrudniających na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty świadczenie urlopowe jest świadczeniem pieniężnym wypłacanym ze środków obrotowych pracodawcy, które przysługuje pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Świadczenie urlopowe jest często mylone z dofinansowaniem do wypoczynku z ZFŚS (tzw. wczasami pod gruszą), które mogą przyznawać pracodawcy tworzący Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (np. zatrudniający co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty). Kluczowa różnica polega na tym, że dopłata z ZFŚS („wczasy pod gruszą”) zależy od tzw. kryterium socjalnego, czyli sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika (art. 8 ust. 1 ustawy), natomiast świadczenie urlopowe przysługuje niezależnie od dochodów pracownika – jedynym warunkiem jest wykorzystanie nieprzerwanego, minimum 14-dniowego urlopu (liczonego w kolejnych dniach kalendarzowych, wraz z weekendami i świętami) oraz wymiar etatu.

Jak wynika z ustawy, pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mają – na zasadzie dobrowolności – możliwość podjęcia decyzji o tworzeniu lub nietworzeniu ZFŚS albo o wypłacaniu bądź niewypłacaniu świadczenia urlopowego.

Jeżeli firma nie jest objęta układem zbiorowym pracy i nie jest zobowiązana do wydania regulaminu wynagradzania (art. 3 ust. 3a ustawy), przedsiębiorca zamierzający zrezygnować z tych obciążeń jest zobowiązany każdego roku w terminie maksymalnie do 31 stycznia danego roku przekazać pracownikom informację o nietworzeniu ZFŚS oraz niewypłacaniu świadczenia urlopowego – w sposób przyjęty u danego pracodawcy (np. poprzez obwieszczenie na tablicy ogłoszeń, intranet lub wiadomość e-mail za potwierdzeniem odbioru). U pracodawców objętych układem zbiorowym pracy lub zobowiązanych do tworzenia regulaminu wynagradzania odpowiednie postanowienia o nietworzeniu ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia urlopowego wprowadza się w układzie zbiorowym lub regulaminie wynagradzania (art. 3 ust. 3b i art. 4 ustawy).

Termin wypłaty świadczenia urlopowego: Świadczenie to wypłaca się pracownikowi raz w roku kalendarzowym, nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia urlopu wypoczynkowego obejmującego co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Świadczenie urlopowe a brak powiadomienia pracowników do 31 stycznia

W praktyce kadrowej często pojawia się pytanie o konsekwencje niepowiadomienia pracowników o nietworzeniu ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia urlopowego w terminie do 31 stycznia. Według restrykcyjnego stanowiska prezentowanego w części orzecznictwa sądów powszechnych (por. wyrok Sądu Okręgowego w Warszawie z 11 września 2008 r., sygn. akt XII Pa 161/08) brak takiego ogłoszenia do 31 stycznia otwiera pracownikom drogę do domagania się wypłaty świadczenia urlopowego za dany rok na drodze sądowej lub zgłoszenia sprawy do Państwowej Inspekcji Pracy.

Korzystne dla pracodawców stanowisko zajął natomiast Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 1 marca 2007 r. (sygn. akt I OSK 814/06). Sąd uznał, że choć pracodawca dopuścił się wykroczenia polegającego na niedopełnieniu obowiązku informacyjnego określonego w art. 3 ust. 3a ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, to samo uchybienie terminowi 31 stycznia nie może być automatycznie utożsamiane z powstaniem obowiązku wypłaty świadczenia urlopowego. NSA wskazał, że Państwowa Inspekcja Pracy nie powinna w takim przypadku wydawać nakazu płatniczego, gdyż mniejszy pracodawca (w stanie prawnym z 2007 r. – zatrudniający mniej niż 20 pracowników, co odpowiada obecnemu progowi poniżej 50 pełnych etatów) nie zobowiązał się do wypłaty świadczenia urlopowego, a więc nie stało się ono świadczeniem bezspornie należnym.

Warto jednak każdego roku zadbać o to, aby w terminie do 31 stycznia przekazać pracownikom pisemną lub elektroniczną informację o nietworzeniu ZFŚS i niewypłacaniu w danym roku świadczenia urlopowego – pozwala to uniknąć grzywny za wykroczenie z art. 12a ustawy oraz nieprzyjemnych sytuacji i sporów z pracownikami.

Świadczenie urlopowe – wysokość w 2026 roku (oraz stawki archiwalne 2023)

Wypłacanie pracownikom dofinansowania do wypoczynku u mniejszych pracodawców jest dobrą wolą płatnika składek, a nie bezwzględnym nakazem ustawowym. Pracodawca, który zdecyduje się wprowadzić w swojej firmie takie wsparcie, w zależności od wybranego trybu wypłaca je jako „dofinansowanie z ZFŚS” albo jako „świadczenie urlopowe”. Wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS – odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika (i jest zwolniona ze składek ZUS do tej wysokości, podlegając jednocześnie opodatkowaniu podatkiem dochodowym PIT).

Aktualna wysokość świadczenia urlopowego w 2026 roku:
Podstawą ustalenia odpisu podstawowego i maksymalnego świadczenia urlopowego w 2026 r. jest przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2025 r., które zgodnie z obwieszczeniem Prezesa GUS wyniosło 7 848,60 zł. W całym 2026 roku maksymalna wysokość świadczenia urlopowego dla pracownika zatrudnionego na pełen etat (w zależności od warunków pracy) wynosi:

• 2 943,23 zł (37,5% podstawy) – pracownik zatrudniony w normalnych warunkach pracy (dla 1/2 etatu: 1 471,62 zł; dla 3/4 etatu: 2 207,42 zł; dla 1/4 etatu: 735,81 zł),
• 3 924,30 zł (50% podstawy) – pracownik wykonujący pracę w szczególnych warunkach lub pracę o szczególnym charakterze (dla 1/2 etatu: 1 962,15 zł; dla 3/4 etatu: 2 943,23 zł; dla 1/4 etatu: 981,08 zł),
• dla pracowników młodocianych: 392,43 zł (w I roku nauki – 5%), 470,92 zł (w II roku nauki – 6%) oraz 549,40 zł (w III roku nauki – 7%).

W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy (tzw. niepełnoetatowców) świadczenie urlopowe wypłaca się w kwotach ustalonych proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy danego pracownika (zasada ta nie dotyczy pracowników młodocianych).

Podstawa prawna i orzecznictwo:

• art. 3–5 oraz art. 12–12a ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (pobierz tekst ujednolicony ustawy w PDF),
• Obwieszczenie Prezesa GUS z dnia 19 lutego 2026 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2025 r. i w drugim półroczu 2025 r. (M.P. z 2026 r. poz. 215),
• arch. przepisy za 2023 r.: art. 42 ustawy z dnia 1 grudnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2023 (Dz.U. z 2022 r. poz. 2666 – PDF) oraz Obwieszczenie Prezesa GUS z dnia 19 lutego 2020 r. (M.P. z 2020 r. poz. 195),
• Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 1 marca 2007 r. (sygn. akt I OSK 814/06),
• Wyrok Sądu Okręgowego w Warszawie z dnia 11 września 2008 r. (sygn. akt XII Pa 161/08).