Sprzedaż towarów i świadczenie usług na rzecz konsumentów z innych krajów Unii Europejskiej wiąże się ze szczególnymi zasadami opodatkowania podatkiem od towarów i usług. Nowoczesnym rozwiązaniem upraszczającym rozliczenia transgraniczne w e-commerce jest procedura VAT OSS (One Stop Shop), która pozwala uniknąć konieczności rejestrowania się do podatku VAT w każdym państwie członkowskim z osobna. To, w jaki sposób zorganizowana jest sprzedaż międzynarodowa, wpływa bezpośrednio na to, jak funkcjonuje ogólny podatek VAT w firmie. W tym artykule przedstawiono kluczowe zasady korzystania z unijnej procedury OSS: badanie progu 42 000 zł, zgłoszenie rejestracyjne na formularzu VIU-R, fakturowanie, kwartalne deklaracje VIU-DO oraz najczęstsze wyzwania praktyczne.

Czym jest procedura VAT OSS i kiedy powstaje obowiązek rejestracji?

Przedsiębiorca dokonujący wewnątrzwspólnotowej dostawy na odległość (WSTO) oraz świadczący usługi nadawcze, telekomunikacyjne oraz elektroniczne dla osób prywatnych mieszkających w krajach członkowskich UE po przekroczeniu rocznego limitu 10 000 EUR lub 42 000 zł ma obowiązek rejestracji dla celów rozliczeń VAT w każdym kraju unijnym, do którego są dostarczane towary lub świadczone wymienione usługi. Limit jest liczony łącznie dla wszystkich krajów członkowskich UE, do których jest dokonywana sprzedaż (poza Polską).

Alternatywą dla rejestracji do VAT w każdym kraju unijnym osobno jest zastosowanie procedury VAT OSS, w której sprzedawca kwartalnie płaci zbiorczo podatek VAT należny z tytułu sprzedaży wysyłkowej lub świadczenia usług opodatkowanych na terenie państw UE do właściwego urzędu skarbowego na terenie Polski, który następnie rozlicza się z podatku z urzędami skarbowymi innych państw członkowskich.

Zgłoszenie na druku VIU-R a procedura VAT OSS w praktyce

Procedurę należy zastosować po raz pierwszy w odniesieniu do transakcji, która będzie skutkować przekroczeniem limitu 42 000 zł. Do sprzedaży należy zastosować stawkę podatku VAT obowiązującą w kraju członkowskim dostawy, właściwą dla danego produktu bądź usługi. Rejestracja do VAT-OSS powinna nastąpić do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym został przekroczony limit. Rejestracji dokonuje się na druku VIU-R. Zgłoszenia dokonuje się elektronicznie poprzez system e-Deklaracje. Naczelnik Urzędu na podstawie zgłoszenia potwierdza spełnienie warunków do skorzystania z procedury unijnej oraz rejestruje podatnika do procedury.

Dokumentowanie sprzedaży, ewidencja i procedura VAT OSS

Dokumentowanie sprzedaży fakturami w procedurze VAT-OSS nie jest obowiązkowe. Jeżeli jednak podatnik zadecyduje, że będzie wystawiał faktury również dla konsumentów unijnych, obowiązują go przepisy krajowe. Należy pamiętać, że faktury powinny zawierać stawki VAT właściwe dla poszczególnych towarów i usług na terenach poszczególnych państw członkowskich.

Zamiast obowiązku wystawiania faktur na podatnikach korzystających z procedury szczególnej spoczywa obowiązek prowadzenia ewidencji transakcji objętych procedurą. Ewidencja powinna być udostępniona elektronicznie na żądanie polskich organów podatkowych oraz krajów konsumpcji. Ewidencję należy przechowywać przez okres 10 lat od zakończenia roku, w którym dokonano transakcji objętych procedurą VAT-OSS.

Elementy ewidencji powinny zawierać szczegółowe informacje wymienione w art. 63c rozporządzenia wykonawczego 282/2011 (m.in. państwa członkowskie konsumpcji, rodzaj świadczonych usług / dokonywanych dostaw, daty świadczenia usług / dostaw towarów, podstawy opodatkowania, walutę, stawkę i kwotę podatku VAT, otrzymane płatności i zaliczki).

Deklaracje kwartalne VIU-DO a procedura VAT OSS

Podatnik zarejestrowany do procedury VAT-OSS ma obowiązek składania deklaracji kwartalnych VIU-DO elektronicznie. Deklaracje należy składać kwartalnie, w terminie do końca miesiąca następującego po kolejnym kwartale (dotyczy zarówno dni roboczych, jak i świąt wolnych od pracy). Deklarację składa się niezależnie od tego, czy sprzedaż towarów bądź świadczenie usług wystąpiły – jeżeli w danym kwartale nie było transakcji, należy złożyć deklarację „zerową”.

Kwoty w deklaracji są wyrażone w EUR. Jeżeli są transakcje, które nie były wyrażone w EUR, dokonuje się przeliczenia według kursu wymiany opublikowanego przez Europejski Bank Centralny w ostatnim dniu roboczym danego okresu rozliczeniowego.

Na formularzu VIU-DO nie ma możliwości złożenia deklaracji w formie korekty. W przypadku popełnienia błędu w poprzednich deklaracjach podatnik informację o korekcie ujmuje w bieżącej deklaracji, wskazując właściwe państwo konsumpcji, okres rozliczeniowy i kwotę VAT, w odniesieniu do której niezbędne są jakiekolwiek zmiany. Jeżeli w danym kwartale nie było sprzedaży do danego państwa UE, kwoty na deklaracji są ujemne, zaś podatnik otrzymuje zwrot z podatku od państwa członkowskiego.

Płatność podatku w walucie EUR oraz numer referencyjny UNR

Wpłaty podatku dokonuje się po złożeniu deklaracji VIU-DO w terminie do końca miesiąca następującego po kwartale, którego deklaracja dotyczy. Przy wpłacie należy podać unikatowy numer referencyjny deklaracji (UNR), który podatnik otrzymuje środkami komunikacji elektronicznej po złożeniu deklaracji. Wpłaty dokonuje się w walucie EUR, przy czym kwota podatku nie podlega zaokrągleniu.

Podatnik zidentyfikowany na potrzeby procedury unijnej ma obowiązek zawiadomić właściwy urząd skarbowy za pomocą środków komunikacji elektronicznej o:

1. zmianach danych objętych zgłoszeniem, z wyjątkiem tych, których aktualizacji dokonał na druku VAT-R lub CEIDG-1,
2. zmianach działalności objętej procedurą unijną, w wyniku których przestał spełniać warunki do jej stosowania,
3. zaprzestaniu dokonywania dostaw towarów lub świadczenia usług objętych procedurą unijną

– nie później niż 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wystąpiła okoliczność wymagająca zawiadomienia.

Odliczenie podatku naliczonego, KSeF i zagraniczne magazyny fulfillment