Prawidłowe wyodrębnienie kwalifikowanych IP to podstawa całego rozliczenia (więcej o uldze przeczytasz w głównym wpisie: Ulga IP BOX dla programistów). Aby podatnik mógł skorzystać z opodatkowania 5% w odniesieniu do dochodów ze sprzedaży kwalifikowanych praw własności intelektualnej, ma on obowiązek wyodrębnić te prawa w ewidencji IP BOX.

Wizualizacja koncepcyjna, wygenerowana z użyciem AI.

Dlaczego wyodrębnienie kwalifikowanych IP jest obowiązkowe?

Dla przedsiębiorcy działającego w branży IT kwalifikowanym IP będzie autorskie prawo do programu komputerowego. Powstanie autorskiego prawa do programu komputerowego zależy od tego, czy program komputerowy spełniający definicje techniczne został wytworzony wskutek działalności badawczo-rozwojowej oraz czy jest utworem chronionym na podstawie art. 74 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

W umowie między twórcą oprogramowania a zleceniodawcą powinien być określony moment przeniesienia praw autorskich do programów komputerowych. Moment ten może być kluczowy dla odpowiedniego wyodrębnienia kwalifikowanych IP. Zazwyczaj przenoszone są prawa tylko do określonych funkcjonalności, które spełniają definicję utworu, a są elementami większej całości, jakim jest program komputerowy klienta (odbiorcy tych funkcjonalności). Jeżeli prawa do danej funkcjonalności zostały przeniesione, programista nie jest już ich właścicielem, zaś dochód ze sprzedaży odrębnej funkcjonalności powinien uznać jako dochód z kwalifikowanego IP.

Kiedy następuje przeniesienie praw autorskich?

Moment przeniesienia praw autorskich do programów komputerowych może się różnić w zależności od warunków zawartych z kontrahentem; najczęściej można spotkać się z przeniesieniem praw autorskich w momencie:

• ustalenia utworu,
• przekazania / dostarczenia utworu do zleceniodawcy,
• zapłaty wynagrodzenia na podstawie faktury.

Moment przeniesienia praw określony w umowie może być kluczowy dla wyodrębnienia kwalifikowanych IP oraz rozpoznania przychodu z tych praw.

Bieżące wyodrębnienie kwalifikowanych IP a opis projektu

Oprócz momentu przeniesienia praw autorskich na kontrahenta należy również zwrócić uwagę na odpowiednie wyodrębnienie programów komputerowych, programów wspomagających większe systemy, określonych funkcjonalności. Może dojść do sytuacji, kiedy programista w jednym miesiącu przeniesie zbiorczo prawa do kilku odrębnych kwalifikowanych IP – będzie tak, kiedy w miesiącu pracował nad kilkoma niezależnymi projektami bądź wytworzył kilka odrębnych, niezależnych funkcjonalności, zaś prawa przenosi np. w momencie wystawienia jednej faktury dla kontrahenta za wykonanie prac programistycznych.

W trakcie roku podatkowego podatnik powinien zadbać o bieżące ewidencjonowanie autorskich praw do programów komputerowych wytworzonych w ramach projektów programistycznych, zgodnie z obowiązkiem narzuconym przez ustawę. Aby uzasadnić wyodrębnienie kwalifikowanego IP, można dodatkowo zamieścić w ewidencji IP BOX opis projektu, w ramach którego kwalifikowane IP zostało wytworzone, opis kwalifikowanego IP, datę przeniesienia praw autorskich oraz numer faktury sprzedaży, która dotyczyła wynagrodzenia za przeniesienie praw.