18.08.2022

Jak rozliczać media i inne opłaty związane z najmem prywatnym nieruchomości mieszkalnej?

Przy rozliczeniu przychodów z najmu opodatkowanych zryczałtowanym podatkiem dochodowym może pojawić się wątpliwość, w jaki sposób potraktować opłaty za media oraz inne opłaty, które ponosi wynajmujący w związku z utrzymaniem nieruchomości mieszkalnej. Czy wszystkie opłaty mogą być przeniesione na najemców i które z nich powinny być potraktowane jako przychód i opodatkowane?

Opłaty eksploatacyjne dotyczące lokalu mieszkalnego można podzielić na dwie grupy:

• Opłaty niezależne od właściciela – opłaty za dostawy energii, gazu, wody oraz odbiór ścieków, odpadów i nieczystości ciekłych,
• Koszty utrzymania nieruchomości – koszty obciążające właściciela, takie jak: opłaty za użytkowanie wieczyste gruntu, podatek od nieruchomości, ubezpieczenie, koszty związane z należytym utrzymaniem nieruchomości, koszty zarządzania, utrzymania pomieszczeń wspólnego użytkowania oraz terenów zielonych itp.

Koszty utrzymania nieruchomości wynajmujący ponosi samodzielnie – nie może obciążyć tymi opłatami najemców. Mówi o tym art. 9 ust. 5 o ochronie praw lokatorów, który brzmi: W stosunkach najmu oprócz czynszu wynajmujący może pobierać jedynie opłaty niezależne od właściciela (…). Koszty utrzymania nieruchomości, które nie zostaną przeniesione na najemców, nie będą stanowić przychodu wynajmującego i nie będą opodatkowane. Wynajmujący może jedynie wkalkulować oczekiwany koszt utrzymania nieruchomości w czynsz najmu, który w całości będzie stanowić jego przychód.

Opłaty niezależne od właściciela wynajmujący może przenieść na najemcę i rozliczać się z nim na kilka sposobów:

1. Najemca oprócz czynszu płaci stałą kwotę (ryczałt) za media, przy czym opłaty nie są rozliczane według rzeczywistego zużycia,
2. Najemca opłaca zaliczki na opłaty eksploatacyjne, które są w terminach określonych w umowie rozliczane według rzeczywistego zużycia ustalanego na podstawie liczników; po rozliczeniu następuje zwrot nadpłaty przez wynajmującego bądź dopłata brakującej opłaty przez najemcę,
3. Wynajmujący przyjmuje opłaty od najemcy, po czym dostarcza je dostawcy, pełniąc jedynie rolę pośrednika,
4. Najemca rozlicza się bezpośrednio z dostawcami mediów bez udziału wynajmującego.

Powstanie przychodu jest uzależnione od wyboru rozliczenia opłat między wynajmującym a najemcą – przede wszystkim należy rozpoznać, czy po stronie wynajmującego powstała korzyść majątkowa. W przypadku rozliczenia ryczałtowego opłaty będą stanowić korzyść majątkową i tym samym przychód, zaś w pozostałych przypadkach powstanie przychodu jest ściśle uzależnione od tego, w jaki sposób jest skonstruowana umowa i jak przebiega rozliczenie. Jeżeli najemca rozlicza się bezpośrednio z dostawcą mediów, korzyść po stronie wynajmującego nie powstaje – ponieważ nie jest on odbiorcą środków pieniężnych najemcy. Korzyść majątkowa po stronie wynajmującego może powstać, kiedy przyjmuje on środki mające pokryć opłaty eksploatacyjne, po czym przekazuje je dalej do dostawców mediów. W tym przypadku umowa powinna wskazywać jednoznacznie brak przysporzenia majątkowego po stronie wynajmującego, np. poprzez wskazanie, że wynajmujący jedynie pośredniczy w przekazaniu środków pieniężnych do dostawcy. Zapis o obowiązku ponoszenia opłat eksploatacyjnych przez najemcę może być niewystarczający – szczególnie, jeżeli umowa nie zawiera uregulowań dotyczących sposobu przekazywania opłat do wynajmującego bądź dostawców.

Samodzielne rozliczenie opłat eksploatacyjnych może być problematyczne dla podatnika w zakresie ustalenia podstawy opodatkowania dla ryczałtu. Wynajmujący powinien rozpoznać, jakie opłaty ma obowiązek ponieść samodzielnie, a jakie powinien przenieść na najemcę. Należy odpowiednio skonstruować zapisy w umowie najmu tak, aby nie było wątpliwości, jakie opłaty są ponoszone przez wynajmującego lub najemcę i w jaki sposób są dokonywane rozliczenia między nimi oraz dostawcami mediów. Postanowienia umowne oprócz przesłanek faktycznych mają znaczący wpływ na ustalenie przychodu z najmu oraz wyodrębnienie opłat eksploatacyjnych od czynszu najmu, dlatego ważne jest, aby umowa była skonstruowana w odpowiedni sposób.

Opracowała: Klaudia Markiewicz

Kontakt: Anna Wolińska, doradca podatkowy 10660, tel.kom.+ 48 510 854 136, email: awolinska@eres.pl