Od 17 stycznia 2023 r. obowiązują nowe stawki kilometrówki

Od 17 stycznia 2023 zgodnie z nowym rozporządzeniem weszły w życie zmiany w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów będących własnością prywatną pracowników i zaczęły obowiązywać wyższe stawki za 1 kilometr  przebiegu używania pojazdów prywatnych (nie będących własnością pracodawcy) do celów służbowych.

Poniżej przedstawiamy dla porównania wysokość stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, przed wejściem w życie rozporządzenia (obowiązujące do 16.01.2023) i po wejściu w życie rozporządzenia (obowiązujące od 17.01.2023 r) wg. których pracodawca pokrywa koszty korzystania z pojazdów prywatnych używanych przez pracowników do celów służbowych:

Kilometrówka – limity przebiegu w jazdach lokalnych

Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych w jazdach lokalnych może następować w formie miesięcznego ryczałtu. Oblicza się go jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Zwrot kosztów następuje na podstawie umowy, zawartej pomiędzy pracodawcą i pracownikiem, o używanie samochodu do celów służbowych. W celu rozliczenia ryczałtu pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.

Oświadczenie pracownika powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu:

• choroby,
• urlopu,
• podróży służbowej lub innej nieobecności,
• a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. poz. 271 ze zm.) ustanawia limity przebiegu w jazdach lokalnych, które zależą od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony. Limity kilometrów nie uległy zmianie i nie mogą przekroczyć w gminach i miastach:

Należy pamiętać, że zwrot kosztów w jazdach lokalnych pracowników, którzy korzystają z prywatnych samochodów jest w całości opodatkowany. Przykładem takiej wykładni są interpretacje indywidualne, a także wykładnia jaką prezentuje Naczelny Sąd Administracyjny, m.in. w wyrokach z: 12 maja 2021 r. (sygn. II FSK 434/20), 22 stycznia 2021 r. (sygn. II FSK 2472/18), 10 listopada 2020 r. (sygn. II FSK 1863/18), 13 października 2020 r. (sygn. akt II FSK 1860/18).

Zwolniony z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT jest zwrot kosztów w jazdach lokalnych do wysokości:

• miesięcznego ryczałtu albo
• wynikającej z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu, pod warunkiem że przebieg ten jest ewidencjonowany

tylko, gdy „obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw”, czyli przysługuje wyłącznie pracownikom objętym przepisami ustaw: o lasach (tj. Dz.U. z 2022 r. poz. 672 ze zm.), o pomocy społecznej (tj. Dz.U. z 2021 r. poz. 2268 ze zm.) i o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej „Poczta Polska” (tj. Dz.U. z 2020 r. poz. 2064).

Kilometrówka – w podróżach służbowych

Problemu z decyzją o opodatkowaniu nie będziemy mieć w przypadku rozliczania zwrotu kosztów używania prywatnych pojazdów w podróżach służbowych, gdyż jest on zwolniony z PIT. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT, z opodatkowania zwolnione są diety i inne należności za czas:

• podróży służbowej pracownika,
• podróży osoby niebędącej pracownikiem.

Zwolnienie to przysługuje tylko do wysokości określonej w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167 ze zm.). Pracodawca na wniosek pracownika zgodnie z w/w rozporządzeniem może zgodzić się na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej prywatnym samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem (par. 3 ust. 3).

Pracownikowi będzie przysługiwał zwrot w wysokości wynikającej z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu, jednak nie wyższej niż stawka określona w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. (Dz.U. poz. 271 ze zm.).

Zwolnienie ze składek ZUS i zdrowotnej  

Zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tj. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949 ze zm.) składek nie nalicza się od:

• zwrotu kosztów używania przez pracowników prywatnych pojazdów w jazdach lokalnych do celów służbowych dla potrzeb pracodawcy – do wysokości wynikającej z miesięcznego ryczałtu lub przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu (par. 2 ust. 1 pkt 13),
• diet i innych należności z tytułu podróży służbowej pracownika, w tym zwrotu kosztów przejazdu prywatnym pojazdem w podróży krajowej lub podróży zagranicznej – do wysokości wynikającej z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu (par. 2 ust. 1 pkt 15).

Zgodnie z art. 81 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2561 ze zm.) (z pewnymi tylko wyjątkami) składniki przychodu, które są wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, nie stanowią także podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne.

Podstawa prawna

• 1 – 3 ROZPORZĄDZENIE MINISTRA INFRASTRUKTURY z dnia 22 grudnia 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2023 r. poz. 5).

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20230000005/O/D20230005.pdf

• 2 ROZPORZĄDZENIE MINISTRA INFRASTRUKTURY z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy – Dz.U. Nr 27 poz. 271; ost. zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 5

https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/warunki-ustalania-oraz-sposob-dokonywania-zwrotu-kosztow-uzywania-do-16948781

Mariola Przybylak-Kajak, tel. kom. 571-600-115, email: ereskadry2@eres.pl