Nowe stawki kilometrówki od 17.01.2023r.

Baza wiedzy

Od 17 stycznia 2023 r. obowiązują nowe stawki kilometrówki

Od 17 stycznia 2023 zgodnie z nowym rozporządzeniem weszły w życie zmiany w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów będących własnością prywatną pracowników i zaczęły obowiązywać wyższe stawki za 1 kilometr  przebiegu używania pojazdów prywatnych (nie będących własnością pracodawcy) do celów służbowych.

Poniżej przedstawiamy dla porównania wysokość stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, przed wejściem w życie rozporządzenia (obowiązujące do 16.01.2023) i po wejściu w życie rozporządzenia (obowiązujące od 17.01.2023 r) wg. których pracodawca pokrywa koszty korzystania z pojazdów prywatnych używanych przez pracowników do celów służbowych:

Stawka za 1 km przebiegu służy do ustalania zwrotu kosztów używania do celów służbowych prywatnych pojazdów:

  • w jazdach lokalnych i
  • w podróżach służbowych.
Do  16.01.2023 r. Od 17.01. 2023 r.
Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca wg. stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:
1) dla samochodu osobowego:
a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 0,52 zł 0,89 zł
b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 0,84 zł 1,15 zł
2) dla motocykla 0,23 zł 0,69 zł
3) dla motoroweru 0,14 zł 0,42 zł

Kilometrówka – limity przebiegu w jazdach lokalnych

Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych w jazdach lokalnych może następować w formie miesięcznego ryczałtu. Oblicza się go jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Zwrot kosztów następuje na podstawie umowy, zawartej pomiędzy pracodawcą i pracownikiem, o używanie samochodu do celów służbowych. W celu rozliczenia ryczałtu pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.

Oświadczenie pracownika powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu:

  • choroby,
  • urlopu,
  • podróży służbowej lub innej nieobecności,
  • a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. poz. 271 ze zm.) ustanawia limity przebiegu w jazdach lokalnych, które zależą od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony. Limity kilometrów nie uległy zmianie i nie mogą przekroczyć w gminach i miastach:

LICZBA MIESZKAŃCÓW W DANEJ GMINIE LUB MIEŚCIE LIMIT KILOMETRÓW
do 100 tys. mieszkańców                300 km
od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców                500 km
ponad 500 tys. mieszkańców                700 km
Limit dla pojazdów prywatnych  używanych do celów służbowych:  
 służbie leśnej nie może przekroczyć-1500 km
w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków albo skutków katastrofy ekologicznej nie może przekroczyć-3000 km

Należy pamiętać, że zwrot kosztów w jazdach lokalnych pracowników, którzy korzystają z prywatnych samochodów jest w całości opodatkowany. Przykładem takiej wykładni są interpretacje indywidualne, a także wykładnia jaką prezentuje Naczelny Sąd Administracyjny, m.in. w wyrokach z: 12 maja 2021 r. (sygn. II FSK 434/20), 22 stycznia 2021 r. (sygn. II FSK 2472/18), 10 listopada 2020 r. (sygn. II FSK 1863/18), 13 października 2020 r. (sygn. akt II FSK 1860/18).

Zwolniony z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT jest zwrot kosztów w jazdach lokalnych do wysokości:

  • miesięcznego ryczałtu albo
  • wynikającej z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu, pod warunkiem że przebieg ten jest ewidencjonowany

tylko, gdy „obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw”, czyli przysługuje wyłącznie pracownikom objętym przepisami ustaw: o lasach (tj. Dz.U. z 2022 r. poz. 672 ze zm.), o pomocy społecznej (tj. Dz.U. z 2021 r. poz. 2268 ze zm.) i o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej „Poczta Polska” (tj. Dz.U. z 2020 r. poz. 2064).

Kilometrówka – w podróżach służbowych

Problemu z decyzją o opodatkowaniu nie będziemy mieć w przypadku rozliczania zwrotu kosztów używania prywatnych pojazdów w podróżach służbowych, gdyż jest on zwolniony z PIT. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT, z opodatkowania zwolnione są diety i inne należności za czas:

  • podróży służbowej pracownika,
  • podróży osoby niebędącej pracownikiem.

Zwolnienie to przysługuje tylko do wysokości określonej w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167 ze zm.). Pracodawca na wniosek pracownika zgodnie z w/w rozporządzeniem może zgodzić się na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej prywatnym samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem (par. 3 ust. 3).

Pracownikowi będzie przysługiwał zwrot w wysokości wynikającej z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu, jednak nie wyższej niż stawka określona w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. (Dz.U. poz. 271 ze zm.).

Zwolnienie ze składek ZUS i zdrowotnej  

Zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tj. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949 ze zm.) składek nie nalicza się od:

  • zwrotu kosztów używania przez pracowników prywatnych pojazdów w jazdach lokalnych do celów służbowych dla potrzeb pracodawcy – do wysokości wynikającej z miesięcznego ryczałtu lub przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu (par. 2 ust. 1 pkt 13),
  • diet i innych należności z tytułu podróży służbowej pracownika, w tym zwrotu kosztów przejazdu prywatnym pojazdem w podróży krajowej lub podróży zagranicznej – do wysokości wynikającej z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu (par. 2 ust. 1 pkt 15).

Zgodnie z art. 81 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2561 ze zm.) (z pewnymi tylko wyjątkami) składniki przychodu, które są wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, nie stanowią także podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne.

Podstawa prawna

  • 1 – 3 ROZPORZĄDZENIE MINISTRA INFRASTRUKTURY z dnia 22 grudnia 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2023 r. poz. 5).

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20230000005/O/D20230005.pdf

  • 2 ROZPORZĄDZENIE MINISTRA INFRASTRUKTURY z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy – Dz.U. Nr 27 poz. 271; ost. zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 5

https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/warunki-ustalania-oraz-sposob-dokonywania-zwrotu-kosztow-uzywania-do-16948781

Mariola Przybylak-Kajak, tel. kom. 571-600-115, email: ereskadry2@eres.pl