2024-02-29
LOKALNA DOKUMENTACJA CEN TRANSAKCYJNYCH
Zmiany w polskich ustawach podatkowych (analogicznie do zmian na poziomie przepisów unijnych) wprowadziły od roku 2017 dwustopniową dokumentację cen transakcyjnych, przynajmniej w przypadku podmiotów należących do grupy przedsiębiorstw, co oznacza, że w zależności od wielkości transakcji, ale też grupowych wskaźników finansowych podmiot gospodarczy może być objęty obowiązkiem sporządzenia za rok podatkowy nie tylko własnej lecz również posiadania grupowej dokumentacji podatkowej cen transferowych (szczegóły dotyczące dokumentacji grupowej w części GRUPOWA DOKUMENTACJA CEN TRANSAKCYJNYCH).
W tym miejscu omówiona zostanie lokalna dokumentacja cen transakcyjnych (tzw. local file), a więc ta, którą podmiot gospodarczy jest zobowiązany sporządzić po pozytywnej weryfikacji przesłanek w ramach swojej własnej działalności (patrz KTO SPORZĄDZA DOKUMENTACJĘ CEN TRANSFEROWYCH – DEFINICJE POWIĄZAŃ I LIMITY TRANSAKCJI). Regulacje dotyczące zawartości dokumentacji lokalnej zamieszczone są w ustawach o podatkach dochodowych, jak również w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 21 grudnia 2018r. w sprawie dokumentacji cen transferowych w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych (analogiczne rozporządzenie zostało wydane na potrzeby podatku dochodowego od osób fizycznych).
Dokumentacja lokalna ma na celu nie tylko dostarczenie informacji o samych podmiotach powiązanych i transakcjach między nimi, lecz również ocenić ustalone między podmiotami warunki transakcji pod kątem ich zgodności z warunkami rynkowymi, to jest takimi, jakie ustaliłyby między sobą podmioty niepowiązane (zasada arm’s lenght). Z tego względu dokumentacja lokalna składa się z czterech zasadniczych elementów opisujących: podmioty uczestniczące w transakcji, same transakcje, analizę cen (ich rynkowości) oraz dane finansowe podmiotów. W przypadku transakcji rajowych dokumentacja lokalna zawiera ponadto uzasadnienie gospodarcze transakcji, w szczególności opis spodziewanych korzyści ekonomicznych (w tym podatkowych).
Z czego zatem konkretnie składa się lokalna dokumentacja cen transakcyjnych? Informacje na ten temat zawierają wspomniane powyżej rozporządzenia. Jeśli chodzi o charakterystykę podatnika sporządzającego dokumentację, to obejmuje ona opis jego struktury zarządczej i schematu organizacyjnego oraz opis jego podstawowej działalności ( w szczególności przedmiotu działalności, rynków geograficznych, na których prowadzi działalność, branży i kluczowych konkurentów, strategii gospodarczej). Istotnym elementem opisu podatnika jest również informacja czy posiada on status mikroprzedsiębiorcy lub małego przedsiębiorcy ( w rozumieniu ustawy z 6 marca 2018r. Prawo przedsiębiorców), gdyż ma to wpływ na zakres dokumentacji, o czym mowa w częściach METODY WYCENY oraz ANALIZA PORÓWNAWCZA (BENCHMARKING) I ANALIZA ZGODNOŚCI. Część dokumentacji poświęcona opisowi transakcji powinna zwierać po pierwsze ogólne informacje o przedmiocie i rodzaju transakcji oraz innych podmiotach powiązanych biorących udział w transakcji (ich danych identyfikacyjnych, przedmiocie podstawowej działalności i rodzaju powiązań z podatnikiem). Opis transakcji zawiera ponadto analizę funkcjonalną, w której omówione są funkcje pełnione w transakcji przez obie strony, rodzaje występujących po obu stronach ryzyk, jak również rodzaj zaangażowanych w transakcję aktywów. Kolejne elementy opisu transakcji to prezentacja sposobu kalkulacji ceny, wskazanie wartości transakcji (z podziałem na kontrahentów) oraz związanych z transakcją płatności ( w tym wzajemnych potrąceń), jak również umów i porozumień między podmiotami albo umów i porozumień z administracjami podatkowymi (jeśli takie istnieją). Po analizie podmiotów biorących udział w transakcji oraz samej transakcji, należy przejść do kolejnego – najistotniejszego – elementu całej dokumentacji, a więc do analizy ustalonych cen transakcyjnych. Jak już wspomniano wcześniej, dokumentacja cen transakcyjnych ma na celu nie tylko przybliżenie okoliczności samej transakcji, lecz także ( a raczej przede wszystkim) udowodnienie, że warunki transakcji ustalone między podmiotami powiązanymi mają charakter rynkowy i podmioty niepowiązane ustaliłyby je w sposób analogiczny, kierując się tylko i wyłącznie swoimi ekonomicznymi potrzebami. Najważniejsze elementy analizy cen to: wskazanie wybranej metody wyceny i uzasadnienie jej wyboru (przy czym podatnik może wybrać jedną z metod ustawowych opisanych w części METODY WYCENY lub wybrać inną, jeśli metody wskazane w ustawie nie będą mogły mieć zastosowania), dokonanie analizy porównawczej lub opisu analizy zgodności, o których mowa w części ANALIZA PORÓWNAWCZA (BENCHMARKING) I ANALIZA ZGODNOŚCI, a następnie odniesienie wyników tych analiz do własnej transakcji wraz z uzasadnieniem odchyleń (jeśli wystąpiły). Generalnie wskazane analizy mają dostarczyć materiału do weryfikacji warunków dokumentowanej transakcji na tle innych transakcji tego typu ( z podmiotami niepowiązanymi), przy czym analiza porównawcza wykorzystuje dostępne dane o transakcjach podmiotów zewnętrznych (ewentualnie dane o analogicznych transakcjach podatnika z podmiotami niepowiązanymi), zaś analiza zgodności przedstawia inne dowody na uzasadnienie rynkowego charakteru transakcji, jeśli przeprowadzenie analizy porównawczej nie jest możliwe.
Uzupełniająco do dokumentacji cen transferowych dołącza się również zatwierdzone sprawozdanie finansowe podmiotu wraz z opisem umożliwiającym przyporządkowanie dokumentowanych transakcji do poszczególnych elementów sprawozdania finansowego (dane finansowe jednostki), jak również kopie umów łączących podmioty powiązane.
Rozporządzenie w sprawie dokumentacji lokalnej, oprócz przedstawionych powyżej elementów, doprecyzowuje również wymieniony w ustawach podatkowych dodatkowy aspekt dokumentacji dla transakcji „rajowych” (patrz RAJE PODATKOWE A DOKUMENTACJA CEN TRANSFEROWYCH), czyli uzasadnienie gospodarcze transakcji. Obejmuje ono opis okoliczności, z których wynika obowiązek sporządzenia dokumentacji; spodziewanych korzyści podatkowych (na przykład nie powstanie lub odsunięcie w czasie zobowiązania podatkowego, obniżenie jego wysokości czy powstanie prawa do zwrotu podatku) lub ekonomicznych (na przykład wzmocnienie przewagi konkurencyjnej, zwiększenie rentowności działalności, zwiększenie produktywności pracy) , jak również pozostałe przyczyny gospodarcze transakcji.
Autor: Ewa Łozińska doradca podatkowy 12249, tel. 510 854 319, e-mail: elozinska@eres.pl