2023-12-21

Kupno i eksploatacja samochodu firmowego a VAT

W tym artykule omówione zostaną zasady rozliczenia podatku VAT z tytułu kupna i eksploatacji samochodu. Poruszony zostanie również podział samochodów na osobowe i ciężarowe i wiążące się z tym konsekwencje.

1. Definicja samochodu w rozumieniu przepisów ustawy o VAT

W ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2004 Nr 54 poz. 535) zdefiniowany, w art. 2 pkt 34,  pojazd samochodowy. Przez taki rozumie się pojazdy samochodowe w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony. Zgodnie z art.2 pkt. 33 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. – Prawo o ruchu drogowym za pojazd samochodowy uznaje się pojazd silnikowy, którego konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h przy czym w poczet tych pojazdów nie zalicza się ciągnika rolniczego. Oznacza to iż pojazdem samochodowym jest zarówno samochód , skuter czy motor.

Każdy inny pojazd samochodowy przekraczający 3,5 tony jest samochodem ciężarowym. Do tych pojazdów , zgodnie z art.86a ust. 3 pkt 1b i ust. 4 pkt 2, do tego typu pojazdów zaliczają się również pojazdy które konstrukcyjnie przeznaczone są do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie oraz pojazdy których konstrukcja wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

W dalszej części artykułu pojazdy samochodowe należące do firmy nazywane będą samochodami firmowymi.

2. Rozliczenie podatku VAT od kupna i eksploatacji samochodu firmowego

Koszty eksploatacji samochodu nie są określone w ustawie. Zgodnie z definicją słownika języka polskiego eksploatacja to użytkowanie maszyn, urządzeń i tym podobnych. Oznacza to iż koszty eksploatacji to koszty związane z bieżącym wykorzystaniem pojazdu. Takimi wydatkami są m.in. wydatki na paliwo, koszty myjni, przeglądów i napraw, zakupu płynu do spryskiwaczy. Wydatki te mogą być w rozumieniu ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych(Dz.U.2022.2647 t.j.), a dokładniej art.22 ust.1, uznane za koszt uzyskania przychodu jeśli poniesione są w związku osiągnięciem przychodu, zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów, który nie został wymieniony w art. 23, czyli w katalogu kosztów, które bezwzględnie nie mogą stanowić kosztów podatkowych.

Kupnie i eksploatacji samochodu ciężarowego przysługuje 100% prawo do odliczenia  VAT.

Sytuacja w przypadku samochodów osobowych jest bardziej skomplikowana i możliwe są dwie możliwości:

• Pełne odliczenie VAT od kupna i kosztów eksploatacji

• Częściowe odliczenie VAT od kupna i kosztów eksploatacji

2.1 Pełne odliczenie VAT od kupna i kosztów eksploatacji

Pełne odliczenie VAT jest możliwe gdy samochód jest kupiony i wykorzystywany WYŁĄCZNIE do celów prowadzenia działalności gospodarczej oraz spełnione zostały warunki takie jak:

– prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu tzw. kilometrówki

– zgłoszenie pojazdu przez formularz VAT-26 do US w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym będzie miał miejsce pierwszy wydatek związany z danym pojazdem

– stworzenie zasad użytkowania pojazdu w jednostce czyli np. określenie konkretnych osób uprawnionych do korzystania z pojazdu oraz celu związanego z działalnością gospodarczą, w jakim będą korzystały z pojazdu.

Przykład 1

Firma X zakupiła samochód o wartości 123 000 zł brutto. Wykorzystywany będzie on wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej. Do samochodu zostało również zakupione paliwo o wartości 492 zł brutto.

– Odliczeniu od zakupu podlegać zatem będzie 23 000 zł, a kosztem podatkowym z tytułu podatku dochodowego będzie kwota netto czyli 100 000 zł.

– Odliczeniu od zakupu paliwa podlegać będzie 92 zł czyli całość VATu i dodatkowo do kosztów podatkowych zaliczona zostanie całość wartości netto paliwa czyli 400 zł.

• Częściowe odliczenie VAT od kupna i kosztów eksploatacji

W przypadku gdy samochód wykorzystywany jest zarówno do prowadzenia działalności gospodarczej jak i na cele prywatne to przy jego zakupie odliczeniu podlega 50% podatku VAT.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT z kosztów podatkowych wyłącza się 25% wydatków z tytułu kosztów używania samochodu osobowego przy użytkowaniu mieszanym a więc zarówno dla prowadzenia działalności jak i prywatnie. Do tych wydatków zalicza się również podatek VAT niepodlegający odliczeniu. Przepis ten stosuje się do środków trwałych przedsiębiorstwa.

Przykład 2.

Firma X zakupiła samochód o wartości 123 000 zł brutto i wykorzystywany jest on w sposób mieszany. W kwietniu 2023 r. zakupione do niego zostało paliwo na kwotę 492 zł brutto, w tym 92 zł VAT.

Odliczenie VAT od zakupu wynosić będzie 50% naliczonego podatku VAT a więc 11 500 zł. Kosztem podatkowym podatku dochodowego będzie ta kwota.

Kosztem podatkowym podatku dochodowego w przypadku zakupu paliwa będzie :

(400 zł + 92zł*50%)*75%= 334,50 zł

W przypadku gdy auto jest użytkowane na podstawie umowy leasingu operacyjnego a więc nie stanowi środka trwałego przedsiębiorcy to, zgodnie z art. 23 ust. 3b, do kosztów eksploatacji takiego przedmiotu leasingu również stosuje się wyłączenie 25% wydatków.

Przykład 3.

Firma X jest czynnym podatnikiem VAT oraz w 2023 r. zawarła umowę leasingu operacyjnego na samochód osobowy. Samochód ten wykorzystywany będzie w sposób mieszany. Rata leasingowa wynosi 1845 zł, w tym 345 zł VAT. Poniesiono również koszty na naprawę samochodu rzędu 615 zł brutto ( w tym 115 zł VAT).

Z tytułu eksploatacji w kosztach ujęte zostanie :

(500 zł + 115 zł*50%)*75% = 418,13 zł

Autor: Mikołaj Sadowski, e-mail: mikosadowski@eres.pl

Umów się na konsultacje: https://eres.pl/konsultanci/