Zmiany w prawie pracy w 2023 r.- już wiosną nowe przepisy w Kodeksie pracy

W 2023 roku możemy spodziewać się istotnych zmian w prawie pracy, projekt dotyczy wprowadzenia na stałe do Kodeksu pracy możliwości wykonywania pracy zdalnej oraz stworzenia podstaw dla pracodawcy prewencyjnej kontroli pracowników na obecność w ich organizmach alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu.

„Środkami działającymi podobnie do alkoholu, które mogą być oznaczane, są: 1) opiaty; 2) amfeta-mina i jej analogi; 3) kokaina; 4) tetrahydrokanabinole; 5) benzodiazepiny.”

Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw

Po wielu miesiącach dyskusji uchwalono przepisy zmieniające Kodeks pracy, m.in. w zakresie pracy zdalnej i prewencyjnej kontroli trzeźwości. W dniu 16 stycznia 2023 r. Ustawę przekazano Prezydentowi do podpisu.

Praca zdalna

Już niebawem przepisy Kodeksu pracy będą umożliwiały wykonywanie pracy zdalnej całkowicie lub częściowo z miejsca wskazanego przez pracownika, uzgodnionego z pracodawcą.

Najnowsza wersja projektu zmian przepisów dotyczących pracy zdalnej przewiduje vacatio legis wydłużony z wcześniej proponowanych 14 dni do dwóch miesięcy.

Praca zdalna zastąpi używaną do tej pory telepracę – kodeks pracy rozdział IIb, zostanie całkowicie wykreślony z kodeksu, a zastąpi go rozdział IIc.

Praca zdalna Art. 6718 jest to praca, którą pracownik wykonuje poza miejscem jego stałego wykonywania. Najczęściej w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, po to by miał on wiedzę co do miejsca pobytu pracownika. Praca zdalna jest wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Uzgodnienia pomiędzy stronami umowy o pracę w sprawie pracy zdalnej mogą nastąpić przed rozpoczęciem zatrudnienia lub w jego trakcie, zarówno z inicjatywy pracodawcy jak i na wniosek pracownika. Wszystkie uzgodnienia dotyczące rozpoczęcia pracy w trybie zdalnym, powinny zostać zawarte w formie pisemnej lub elektronicznie a ustalenia zapisane w określonym przez obie strony dokumencie. Ustawa zmieniająca przewiduje możliwość wykonywania przez pracownika na polecenie pracodawcy pracy zdalnej podczas trwania stanu zagrożenia epidemiologicznego oraz 3 miesiące po jego zakończeniu.

Kiedy pracownik może złożyć wniosek o wykonywanie pracy zdalnej?

Obowiązkiem pracodawcy będzie uwzględnienie wniosku o pracę zdalną m.in.

• pracownicy w ciąży;
• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia;
• a także pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o
  niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
• o którym mowa w art. 1421 § 1 pkt 2 i 3:
• pracownicy dziecka posiadającego zaświadczenie „Za życiem”,
• pracownicy dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,
• pracownicy dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.

Pracodawca ma możliwość odmowy uwzględnienia wniosku dla w/w osób, wykonywania pracy zdalnej, w przypadku kiedy wykonywanie pracy zdalnej, będzie niemożliwe ze względu na specyfikację lub organizację wykonywanej pracy. Przedsiębiorca ma 7 dni na wydanie decyzji odmownej pracownikowi, z pisemnym uzasadnieniem, dlaczego wniosek nie został zatwierdzony mimo przysługującego uprawnienia.

Każda ze stron czyli zarówno pracownik jak i pracodawca może wystąpić z wiążącym wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, zaprzestania wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, powinno nastąpić w terminie nie przekraczającym 30 dni od daty otrzymania wniosku.

Pracodawcy nie wolno wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy
zdalnej i przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy przez pracowników ściśle określonej (uprzywilejowanej) grupy mającej prawo do skorzystania z możliwości pracy zdalnej. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe
ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Zobowiązania pracodawcy wynikające z pracy zdalnej

Pracodawca zobowiązany będzie do:

• pokrycia niezbędnych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej ( laptop, telefon,);
• dostarczenia pracownikowi niezbędnych materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzenia
  techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
• zapewnienia pomocy technicznej i szkoleń;
• a także do poniesienia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;

WAŻNE Zgodnie z Art. 6725 Zapewnienie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych
z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub
ryczałtu, nie stanowi przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o
podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2021 poz. 1128, z późn.zm.).

Kontrola pracownika wykonującego prace zdalną

Pracodawca będzie miał prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej, kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrolę przestrzegania
wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, przez pracownika. Kontrola będzie możliwa na zasadach określonych w porozumieniu z pracownikiem w miejscu i godzinach wykonywania pracy zdalnej. Przeprowadzane czynności kontrolne nie mogą naruszać prywatności osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem pracownikowi wykonującemu pracę zdalną i innym osobom.

W sytuacji stwierdzenia przez pracodawcę uchybień w przestrzeganiu wymogów BHP lub bezpieczeństwa i ochrony informacji, może on zobowiązać pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie lub cofnąć zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika.

Praca zdalna – okazjonalna

Dopuszczalna będzie praca zdalna okazjonalna (incydentalna, na żądanie pracownika) do 24 dni w danym roku kalendarzowym (uzasadniona wyłącznie potrzebami pracownika), która nie będzie wiązała się  z obowiązkiem zwrotu kosztów pracownikom przez pracodawców. W przypadku pracy zdalnej – okazjonalnej pracodawca jest uprawniony również do przeprowadzania kontroli, która będzie się odbywała na zasadach ustalonych z pracownikiem.

Dopuszczenie pracownika do pracy zdalnej

Pracownik przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej potwierdza, w postaci papierowej lub elektronicznej, zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania. Warunkiem dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest uwarunkowane złożeniem przez niego, w postaci papierowej lub elektronicznej, oświadczenia potwierdzającego, że stanowisko pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy.

Praca zdalna – podsumowanie

Wprowadzenie w przedsiębiorstwie możliwości pracy zdalnej wiąże się z konsekwencjami ekonomicznymi jak i prawnymi. Pracodawca umożliwiając swoim pracownikom wykonywanie pracy zdalnej powinien:

1. zapewnić prawidłowy obieg dokumentacji oraz informacji pomiędzy pracownikiem a pracodawcą;
2. wszystkie dokumenty dla pracowników delegowanych do pracy zdalnej przygotować w formie papierowej lub elektronicznej;
3. dostosować zasady BHP oraz ocenę ryzyka zawodowego do pracy poza siedzibą firmy;
4. uwzględnić w swoim budżecie ekwiwalenty i ryczałty przysługujące pracownikowi na pracy zdalnej.

Badanie trzeźwości pracowników

Już wkrótce pracodawca będzie uprawniony do przeprowadzania prewencyjnych kontroli na obecność alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu, pod warunkiem, że wprowadzi stosowne wewnątrzzakładowe regulacje w tym zakresie. Pracodawcy będą zobowiązani do wyodrębnienia w aktach wewnątrzzakładowych grupy lub grup pracowników podlegających kontroli oraz sposobu jej przeprowadzania, a także do zachowania odpowiednich zasad przetwarzania danych osobowych pracowników w związku z kontrolą.

Zasady kontroli trzeźwości

W przedsiębiorstwie może zaistnieć sytuacja, że nie wszystkie grupy pracowników będą musiały zostać objęte obowiązkiem kontroli, zasadna będzie tylko kontrola trzeźwości pracowników wykonujących prace szczególnie niebezpieczne np. kierowcy lub pracownicy obsługujący maszyny mechaniczne.

W przypadku, gdy pracodawca podejmie decyzję o wprowadzeniu w swojej firmie procedur kontroli trzeźwości, powinien o tym powiadomić pracowników i zadbać o prawidłowy przekaz informacji. Pracodawcy zobowiązani będą do opisania w regulaminie pracy wszelkich czynności, które będą wykonywane podczas badania. W przypadku przedsiębiorców nie mających obowiązku tworzenia regulaminu pracy, informacja powinna zostać przekazana poprzez obwieszczenie. Pracownicy będą mieli obowiązek zapoznać się z informacją minimum 14 dni przed wprowadzeniem procedur w zakładzie (warto, zadbać o potwierdzenie przez pracownika zapoznania się z decyzją firmy).

Pracodawcy w informacji dla pracowników powinni zawrzeć przede wszystkim:

• informację o wprowadzeniu kontroli trzeźwości;
• grupę lub grupy pracowników objętych kontrolą trzeźwości;
• sposób przeprowadzania kontroli trzeźwości, w tym rodzaj urządzenia wykorzystywanego do kontroli;
• czas i częstotliwość przeprowadzania kontroli.

Podczas kontroli pracodawca powinien zapewnić pracownikowi ochronę godności oraz innych dóbr materialnych, które mogą zostać narażone podczas badania, jak również zadbać o komfort i bezpieczeństwo badanego pracownika

Przedsiębiorcy powinni zaopatrzyć się w odpowiedni sprzęt umożliwiający przeprowadzenie kontroli. Narzędzie do przeprowadzenia kontroli powinno posiadać dokumenty potwierdzające jego kalibrację oraz być przystosowane do wykonywania badania nie laboratoryjnego.

Należy pamiętać, że w przypadku nowo zatrudnionych pracowników, należy każdego z nich przed przystąpieniem do pracy, zapoznać się z panującymi zasadami przeprowadzania badania.

Przepisy dotyczące prewencyjnej kontroli trzeźwości mają wejść w życie 14 dni od uchwalenia zmian w Kodeksie pracy. Projekt przewiduje dopuszczenie możliwości przeprowadzenia kontroli przez pracodawcę tylko wtedy, gdy będzie to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników, innych osób lub ochrony mienia.

Kontrola trzeźwości – podsumowanie

1. Przedsiębiorca powinien zastanowić się czy w jego zakładzie pracy wprowadzenie kontroli trzeźwości jest konieczne;
2. W sytuacji rezygnacji pracodawcy z przywileju możliwości kontroli trzeźwości ma on również obowiązek poinformowania o tym fakcie pracowników, w sposób dla nich dostępny np. w postaci obwieszczenia lub wprowadzenia zapisu w regulaminie zakładu pracy – o ile taki posiada;
3. Działania związane z wprowadzeniem i przeprowadzeniem kontroli do zakładu są jasno określone w ustawie;
4. Pracodawca zobowiązany jest, podczas działań wykonywanych podczas badania trzeźwości, wykonać je w sposób nie uwłaczający dla osoby badanej.

Podstawa prawna:

Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw

http://orka.sejm.gov.pl/opinie9.nsf/nazwa/2335_u/$file/2335_u.pdf

Mariola Przybylak-Kajak, tel. 571-600-115 lub e-mail: mailto:ereskadry2@eres.pl