Kapitał początkowy

Baza wiedzy

Kapitał początkowy a jego wpływ na wysokość emerytury.

Czym jest kapitał początkowy? Jak wpływa na wysokość emerytury? Co jeśli zapomnieliśmy i nie mamy ustalonego kapitału początkowego? Czy wszyscy powinni złożyć wniosek o jego ustalenie? Gdzie złożyć wniosek o „zapomniany” kapitał początkowy? W tym artykule wyjaśnimy kilka ważnych kwestii.

Wielu z nas nie zdaje sobie sprawy, jak ważne jest posiadanie kapitału początkowego, zbagatelizowało lub zapomniało złożyć do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wymaganych dokumentów do jego ustalenia. Pojęcie kapitału początkowego ściśle powiązane jest ze świadczeniem emerytalnym i ma niebagatelny wpływ na finanse każdego przyszłego emeryta. Przypominamy zatem czym jest kapitał początkowy i jak się go ustala.

Przed wprowadzeniem reformy systemu emerytalnego w 1999 roku nie prowadzono w ZUS indywidualnych kont osób ubezpieczonych, odzwierciedlających rzeczywisty wpływ składek na ubezpieczenie emerytalne do systemu ubezpieczeń. Wcześniej pracodawcy bardzo często odprowadzali składki bez imiennego wykazu pracowników, dlatego ustalenie podstawy emerytury musi nastąpić w inny sposób. Kapitał początkowy rozwiązuje ten problem i ma istotne znaczenie dla osób urodzonych po dniu 31 grudnia 1948 roku. ZUS dla tych osób obliczy kapitał początkowy biorąc pod uwagę staż pracy i dochody sprzed 1999 roku.

Zatem komu ZUS ustala kapitał początkowy?

  1. Osobom, które urodziły się po 1948 roku i były zatrudnione lub same opłacały składki na ubezpieczenie społeczne przed 01 stycznia 1999 roku;
  2. Osobom, które urodziły się przed 01 stycznia 1949 roku i spełniają poniższe warunki:
  • osiągnęły powszechny wiek emerytalny po 31 grudnia 1998 roku;
  • złożyły pierwszy raz wniosek o przyznanie emerytury w związku z ukończeniem powszechnego wieku emerytalnego po 31 grudnia 2008 roku i wyliczenie jej według zreformowanych zasad;
  • posiadają staż ubezpieczeniowy (okresy składkowe i nieskładkowe), wynoszący co najmniej 20 lat dot. kobiet lub co najmniej 25 lat dot. mężczyzn;
  • kontynuowały pracę i miały opłacane składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe po osiągnięciu powszechnego wieku emerytalnego.

Wpływ na decyzję o przyznaniu świadczenia emerytalnego  ma odpowiedni wiek, a także wymagane okresy składkowe. Natomiast obowiązujące przepisy wskazują, że w naliczeniu wysokości świadczenia emerytalnego istotna jest wysokość odprowadzanych składek na ubezpieczenie społeczne, oraz istotny wpływ ma również kapitał początkowy, który stanowi jakoby bazę wyliczeniową podstawy świadczenia.

Jak ZUS ustala kapitał początkowy?

Bez ustalonego kapitału początkowego do obliczenia wysokości emerytury zabraknie bardzo ważnego składnika, mianowicie zwaloryzowanych składek emerytalnych i kwoty zwaloryzowanego kapitału początkowego. Ustalenie kapitału początkowego, następuje na wniosek zainteresowanego, poprzez złożenie stosownych dokumentów (w dowolnym oddziale ZUS), które będą miały wpływ na wysokość świadczenia emerytalnego.  Dodatkowo oprócz tego osoba zainteresowana powinna złożyć dokumenty potwierdzające staż ubezpieczeniowy oraz dokumenty potwierdzające wysokość wynagrodzenia wnioskodawcy sprzed dnia 1 stycznia 1999 roku w oryginałach lub jako uwierzytelnione kopie  lub ich odpisy wydane przez archiwum bądź jednostkę, która przechowuje dokumentację zlikwidowanych zakładów pracy. Wniosek możemy złożyć w dowolnym momencie, należy pamiętać, iż należy go złożyć najpóźniej wraz z wnioskiem o emeryturę.

Jakie druki i dokumenty należy złożyć w celu ustalenia kapitału początkowego?

Do wniosku należy dołączyć następujące dokumenty:

  1. Wniosek w sprawie kapitału początkowego – składany na druku EKP;
  2. Informacja o okresach składkowych i nieskładkowych – składana na druku ERP-6;
  3. Informacja dotycząca przebiegu ubezpieczenia osoby ubezpieczonej – składana na druku E 207 PL (dotyczy tylko osób mieszkających lub ubezpieczonych w państwach członkowskich Unii Europejskiej albo Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) lub w państwach, z którymi Polska zawarła umowy dwustronne o zabezpieczeniu społecznym).
  4. Dokumenty potwierdzające staż ubezpieczeniowy sprzed 1 stycznia 1999 roku, np.:
  • świadectwa pracy;
  • zaświadczenia pracodawców lub legitymacje ubezpieczeniowe (zawierające wpis o okresach zatrudnienia);
  • umowy o pracę;
  • legitymacje służbowe;
  • pisma kierowane do wnioskodawcy np. o powołaniu, mianowaniu, zmianie angażu;
  • uwierzytelnione kopie dokumentów lub ich odpisy wydane przez archiwum bądź jednostkę, która przechowuje dokumentację zlikwidowanych zakładów pracy;
  • zeznania świadków, najlepiej byłych współpracowników, na druku ZUS Rp-8 i oświadczenie wnioskodawcy w sprawie braku dokumentów, które jest składane na druku ZUS Rp-9;
  • zaświadczenie o zarejestrowaniu w Urzędzie Pracy lub pobieraniu zasiłku dla bezrobotnych;
  • zaświadczenie z Ośrodka Pomocy Społecznej;
  • książeczka wojskowa;
  • zaświadczenie z instytucji, w której wnioskodawca pełnił służbę zawodową;
  • odpis aktu urodzenia dziecka, gdy wnioskodawca nie wykonywał pracy z powodu opieki nad nim;
  • zaświadczenie z uczelni lub dyplom, w którym jest informacja o ukończeniu studiów oraz programowym czasie trwania nauki.
  1. Dokumenty potwierdzające wysokość wynagrodzenia przed 1 stycznia 1999 roku, są to :
  • zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, wydane przez pracodawcę, który opłacał za wnioskodawcę składki na ubezpieczenie społeczne (druk Rp-7), lub następcę pracodawcy albo legitymację ubezpieczeniową z wpisami o zatrudnieniu i wynagrodzeniu;
  • dowody zastępcze (np. kserokopie dokumentów wydane przez archiwa lub inne jednostki, które przechowują dokumenty zlikwidowanych zakładów pracy).

Niestety do kapitału początkowego ZUS nie wlicza okresów prowadzenia ani pracy w gospodarstwie rolnym.

Warto zapamiętać, że w sytuacji braku dokumentów wydanych przez zakład pracy w celu ustalenia zatrudnienia lub wysokości kapitału początkowego ważne są dokumenty poświadczające fakt pracy i wysokości wynagrodzenia jakie posiadamy, chociażby te prywatne co wskazuje Wyrok SA we Wrocławiu z 4 września 2019 roku (sygn. akt III AUa 582/19)

„Na potrzeby wyliczenia kapitału początkowego bądź jego ponownego przeliczenia, zarówno okresy składkowe i nieskładkowe, jak i wysokość wynagrodzenia uzyskanego, wymaga ścisłego udowodnienia. Należy przy tym mieć na uwadze, iż wiarygodnym potwierdzeniem zarówno stażu ubezpieczeniowego, jak i rzeczywiście uzyskanych zarobków, mogą być w zasadzie tylko dokumenty, chociażby prywatne”.

Po zakończeniu postępowania ZUS wyda decyzję dotyczącą ustalenia bądź odmowie ustalenia kapitału początkowego i zwróci oryginały dokumentów, za wyjątkiem zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu wystawianych na druku Rp-7. Oczywiście jak od każdej decyzji możemy wnieść odwołanie w terminie, który zostanie wskazany przez ZUS. Odwołanie od decyzji ZUS ustalającej kapitał początkowy można złożyć w oddziale, który tę decyzję wydał. Sprawę rozpatruje sąd okręgowy – sąd pracy i ubezpieczeń społecznych.

Mając ustalony kapitał początkowy w momencie ubiegania o emeryturę, nie musimy ponownie składać do ZUS dokumentów potwierdzających okresy składkowe i nieskładkowe oraz wysokości wynagrodzenia sprzed roku 1999.

Od czego uzależniona jest wysokość kapitału początkowego?

  • długości udowodnionych okresów składkowych i nieskładkowych posiadanych przed 1 stycznia 1999 r.,
  • podstawy wymiaru składek,
  • współczynnika p, który służy do obliczenia tzw. części socjalnej. Przy czym do obliczenia kapitału początkowego stosuje się kwotę bazową w wysokości 100% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z II kwartału 1998 r., wynoszącą 1220,89 zł, uwzględniając 24% kwoty bazowej tj. 293,01 zł.

Kapitał początkowy podlega corocznej waloryzacji, począwszy od roku 1999 i jest iloczynem zewidencjonowanych składek na ubezpieczenie społeczne i wskaźnika waloryzacji, przy czym pierwsza waloryzacja uwzględnia wskaźnik dla składek emerytalnych  równy 115,60%, a kolejne waloryzacje przeprowadzane są wg. wskaźników ogłaszanych w Monitorze Polskim. Ważne jest, iż zwaloryzowany kapitał początkowy nie może ulec obniżeniu.

Co z kapitałem początkowym w momencie gdy odnajdziemy nowe dokumenty?

Wiele osób z różnych przyczyn nie złożyło wszystkich dokumentów do naliczenia kapitału początkowego. Powody mogą być różne, „odnalezienie” nowego dokumentu np. dowodu umożliwiającego  zwiększenie stażu pracy – okresów składkowych lub nieskładkowych, albo dokumentu w sprawie wynagrodzenia powoduje ponowne przeliczenie kapitału początkowego, po złożeniu ich do ZUS. Liczne zmiany prawne mające miejsce w latach 2011-2015 w zakresie ustalania kapitału początkowego, powodują konieczność ponownego przeliczenia naliczonego wcześniej kapitału początkowego. Warto zweryfikować czy w momencie naliczania nam kapitału zostały uwzględnione okresy sprawowania opieki nad dzieckiem, szczególnie ważne dla tych kobiet, które przebywały na urlopie wychowawczym z dzieckiem.

Co w sytuacji braku dokumentacji pracowniczej ze zlikwidowanego zakładu pracy?

Zdarza się sytuacja, że brakują dokumenty niezbędne do ustalenia kapitału początkowego a zakład pracy już dawno nie istnieje,  pojawia się wtedy problem ze znalezieniem dokumentów.  Rozwiązaniem jest możliwość zwrócenia się do właściwego archiwum, które przechowuje dokumentację kadrowo-płacową ze zlikwidowanych lub przekształconych przedsiębiorstw . Archiwum wydaje odpisy i kopie dokumentów potrzebnych do ustalenia prawa do emerytury czy kapitału początkowego. W tym celu należy kontaktować się z Działem Informacji i Udostępnienia Zasobu.

  1. Dokumentacja pracownicza ze zlikwidowanych zakładów pracy mogła zostać przejęta przez:
  • następcę prawnego, np. jednostkę, która powstała w wyniku przekształcenia czy spółkę prawa cywilnego lub handlowego powstałą po sprywatyzowaniu. Jeśli nie ma następcy, można szukać informacji o miejscu swojej dokumentacji u organu założycielskiego lub nadrzędnego tego podmiotu zatrudniającego;
  • organ założycielski – najczęściej to wojewoda lub minister;
  • organ nadrzędny, np. ministerstwo. Jego obowiązkiem jest opiekowanie się dokumentacją osobową i płacową po państwowych zakładach pracy, które zostały zlikwidowane;
  • archiwum, na obszarze każdego województwo znajduje się co najmniej jedno takie archiwum, które gromadzi dokumentację ze zlikwidowanych państwowych zakładów pracy;
  • przechowawcy komercyjni – jednostka, która odpłatnie przechowuje dokumentacje;
  • Stowarzyszenie Archiwistów Polskich.
  1. Dokumentacja pracownicza ze zlikwidowanych spółdzielni lub organizacji spółdzielczych mogła zostać przejęta przez:
  • związek rewizyjny;
  • Krajową Radę Spółdzielczą;
  • Stowarzyszenie Archiwistów Polskich;
  1. Dokumenty pracownicze ze zlikwidowanych spółek prawa cywilnego i handlowego mogły zostać przejęte przez syndyka masy upadłościowej lub likwidatora, który wskazuje przechowawcę. Informacje o miejscu przechowywania dokumentów można uzyskać:

https://www.zus.pl/swiadczenia/emerytury/baza-zlikwidowanych-lub-przeksztalconych-zakladow-pracy

  • w archiwach państwowych albo w ogólnopolskiej bazie internetowej prowadzonej przez Archiwum Państwowe w Warszawie;

https://ewidencja.warszawa.ap.gov.pl/.

  • w wydziałach sądów rejestrowych właściwych terytorialnie dla siedziby firmy (zwłaszcza dokumentację zlikwidowanych przed 2002 r. spółek cywilnych i handlowych);
  • w sądach upadłościowych (sąd rejonowy – sąd gospodarczy) – dane o miejscach przechowywania dokumentów upadłych firm;
  • w organach prowadzących ewidencję działalności gospodarczej oraz urzędach skarbowych.
  1. Akta byłych pracowników zlikwidowanych Państwowych Gospodarstw Rolnych (PGR) lub innych firm o profilu ogrodniczym, sadowniczym lub nasienniczym, uprawiających w okresie PRL państwową ziemię  przechowywane są przez:

Krajowy Ośrodek Wsparcia Rolnictwa.

  1. Dokumenty potwierdzające zatrudnienie w trakcie przebywania w Zakładzie Karnym należy zwrócić się bezpośrednio do Zakładu Karnego, w którym odbywało się karę pozbawienia wolności.
  2. W przypadku braku wpisu w książeczce wojskowej należy wystąpić o potwierdzenie okresu służby wojskowej do właściwej terytorialnie Wojskowej Komendy Uzupełnień.
  3. Zaświadczenia potwierdzające okres zatrudnienia i uzyskiwane dochody dla osób pełniących służbę bądź pracujących w jednostkach wojskowych i instytucjach podległych Ministerstwu Obrony Narodowej wydaje Centralne Archiwum Wojskowe Wojskowego Biura Historycznego w Warszawie (00-910 Warszawa, ul. Pontonierów 2A).

Czy istnieją bazy zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy?

Bazę nieistniejących zakładów pracy możemy między innymi znaleźć na stronie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (zawiera m.in. informacje o miejscu przechowywania dokumentacji osobowej lub osobowej i płacowej pracowników tych zakładów). Baza jest cały czas aktualizowana na podstawie danych pozyskiwanych z urzędów i archiwów państwowych. Jeżeli chcemy sprawdzić, czy znajduje się w niej szukana firma wystarczy przejść na stronę ZUS i wpisać nazwę zakładu pracy. W ten prosty sposób jeżeli zlikwidowany zakład pracy będzie znajdował się w bazie, dowiemy się gdzie przechowywana jest nasza dokumentacja pracownicza.

https://www.zus.pl/swiadczenia/emerytury/baza-zlikwidowanych-lub-przeksztalconych-zakladow-pracy

Adresy terenowych archiwów, które przechowują dokumentację zlikwidowanych spółdzielni można znaleźć na stronie Związku Lustracyjnego Spółdzielni Pracy, pod adresem http://www.zlsp.org.pl w zakładce „Składnica akt”

Kolejnym miejscem gdzie można odnaleźć dokumentację osobową i płacową jest Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku, znajdują się tutaj zasoby z całej Polski. Mamy tu do dyspozycji kolejną bazę nieistniejących działalności, gdzie możemy wyszukać zakład pracy i sprawdzić, gdzie przechowywane są akta pracownicze.

https://ewidencja.warszawa.ap.gov.pl/miejsca.php

Czy jest sens obliczania kapitału początkowego?

Zgodnie z zasadami obliczania nowej emerytury które reguluje w sposób szczegółowy art. 173-174 ustawy o emeryturach i rentach z FUS (Dz. U. z 2017 r. poz. 1383 ze zm.), zwanej ustawą emerytalną, na jej wysokość wpływ ma wartość kapitału początkowego ustalonego na dzień 01-01-1999 historii ubezpieczenia do 31-12-1998.

Do momentu kiedy osiągniemy wiek emerytalny i ZUS będzie obliczał podstawę nowej emerytury, ustalona wartość kapitału zostanie zwaloryzowana wielokrotnie i będzie znacznie wyższa niż ta ustalona na dzień 01-01-1999 r.

Jak ZUS wylicza kapitał początkowy – przykład

Pani Olga 31 grudnia 1998 r. miała 40 lat i 8 miesięcy oraz udowodniła:

  • 16 lat (192 m-ce) okresów składkowych,
  • 5 lat (60 m-cy) okresów nieskładkowych, w tym 3 lata (36 m-cy) okresów opieki nad dzieckiem,
  • zarobki z 10 lat kalendarzowych z okresu od 1 stycznia 1989 do 31 grudnia 1998 r.

Krok 1. Obliczenie podstawy wymiaru:

 

 

Lp.

Rok

Kalendarzowy

 

Zarobki

Kwota rocznego przeciętnego

wynagrodzenia

 

Wskaźnik

(w %)

1 1989 2 232 986,40 2 481 096,00 90,00
2 1990 15 073 885,68 12 355 644,00 122,00
3 1991 23 788 800,00 21 240 000,00 112,00
4 1992 38 051 688,00 35 220 000,00 108,04
5 1993 48 649 512,00 47 940 000,00 101,48
6 1994 99 752 947,20 63 936 000,00 156,02
7 1995 15 980,11 8 431,44 189,53
8 1996 19 475,93 10 476,00 185,91
9 1997 23 843,73 12 743,16 187,11
10 1998 26 874,13 14 873,88 180,68
Suma: 1432,77

Wskaźnik wysokości podstawy wymiaru wynosi 143,28% i jest średnią arytmetyczną wskaźników z 10 lat kalendarzowych. Podstawa wymiaru wynosi 1220,89 zł (tj. kwota bazowa) × 143,28% = 1749,29 zł

Krok 2.

Część składkowa: (192 m-ce składkowe × 1,3%) : 12 m-cy × 1749,29 zł (podstawa kapitału) = 363,85 zł

Część nieskładkowa: (24 m-ce nieskładkowe × 0,7%) : 12 × 1749,29 zł (podstawa kapitału) + (36 m-cy nieskładkowych [opieka nad dzieckiem] × 1,3%) : 12 × 1749,29 zł (podstawa kapitału) = 24,49 zł + 68,22zł = 92,71 zł

Część socjalna: 293,01 zł (czyli 24% z 1220,89 zł) × 75,83% (wskaźnik p) = = 222,19 zł

Krok 3.

Suma części socjalnej + części składkowej + części nieskładkowej) = 678,75 zł (wysokość hipotetycznej emerytury na 1 stycznia 1999 r.)

Krok 4.

Kapitał początkowy pani Olgi wynosi 678,75 zł × 209 miesięcy = 141 858,75 zł

Źródło: https://www.zus.pl/documents/10182/167561/Kapita%C5%82_pocz%C4%85tkowy.pdf/a933c391-de39-4585-9996-9626a4535213

Podsumowując:

Kapitał początkowy dla osób urodzonych po 1948 roku stanowi podstawę przy ustalaniu wysokości przyszłego świadczenia emerytalnego. Osoba zainteresowana składa wniosek o ustalenie kapitału początkowego do dowolnego oddziału ZUS wraz z odpowiednimi dokumentami. Zakład rozpatruje wniosek i wydaje decyzję wg. której oblicza kapitał początkowy zwiększający świadczenie emerytalne.

Kapitał początkowy wpływa na wysokość emerytury,  gdyż uwzględnia środki zgromadzone przed reformą emerytalną co może spowodować znaczący wzrost kwoty wypłacanego świadczenia. Brak naliczenia kapitału początkowego spowoduje, że emerytura zostanie obliczona tylko ze składek zewidencjonowanych na indywidualnym koncie emerytalnym, czyli po 1999 roku.

Każdy przyszły emeryt wypełniając wniosek powinien uzupełnić numer rachunku bankowego, na który będą wpływały środki finansowe z ZUS. Powód jest bardzo prosty gwarancja braku opóźnień wypłat.

Przydatne druki do ustalenia kapitału początkowego:

  • Wniosek EKP – Wniosek w sprawie kapitału początkowego

https://www.zus.pl/documents/10182/0/EKP+plus+Informacja_pobierz_plik.pdf/956bc946-7cc2-da1c-f4a7-40650bf34f15?t=1657270491056

https://www.zus.pl/documents/10182/18428/1476_21+ERP-6+-+pobierz+plik.pdf/9952fe8b-98f6-f1d7-a95c-87f4c641eb2a?t=1657274014871

https://www.zus.pl/documents/10182/18428/E-207.pdf/adbff5c3-f810-4c4e-bb79-03232fbfa0f7?t=1519999506059

  • ERP-8 – Zeznanie świadka

https://www.zus.pl/documents/10182/4103836/1790_21+ERP-8_pobierz_plik.pdf/d4d7c131-35ed-cea1-f08b-938c9af02d64?t=1642410159635

  • Oświadczenie ERP-9 – Oświadczenie o braku dokumentów

https://www.zus.pl/documents/10182/4103836/1792_21+ERP-9_pobierz_plik.pdf/eba4b891-4a1b-4b9b-8cd7-9e8bc26b8357?t=1626187554283

Zadzwoń: Mariola Przybylak-Kajak specjalista d/s kadr, płac i ubezpieczeń społecznych, tel. +48 571600115 lub napisz: ereskadry2@eres.pl